Access là gì?
Microsoft Access là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu hoặc một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (tiếng Anh: relational database management system, viết tắt RDBMS) với khả năng giúp chúng ta phát triển nhanh những giải pháp lưu trữ và quản lý thông tin ( RAD – Rapid Application Development).
Với Access, chúng ta có thể phát triển được một hệ thống quản trị thông tin dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ rất nhanh chóng, thậm chí Access còn có thể giúp cho việc quản trị dữ liệu trong 1 số mảng của doanh nghiệp lớn ví dụ như: quản lý thông tin các đầu mối khách hàng, các cơ hội bán hàng, trạng thái khách hàng, thông tin đặt hàng và thông tin sản phẩm v.v.
Access còn cho chúng ta khả năng phát triển giao diện người dùng ở mức đơn giản để chúng ta có thể tiến hành nhập dữ liệu và lưu vào các bảng (table) – là nơi lưu trữ thông tin của Access.
Tại sao bạn nên dùng Access?
Nếu bạn đang cố gắng thiết kế hoặc tạo ra một công cụ hoặc 1 hệ thống hay chúng ta vẫn hay gọi với nhau là một phần mềm dùng để quản lý và làm việc với dữ liệu: nhập dữ liệu và hệ thống, thực hiện các thao tác chỉnh sửa, in báo cáo, xuất dữ liệu báo cáo, … cho tới việc quản lý dữ liệu đó một cách hiệu quả mà nhanh chóng thì Access chính là hệ thống dành cho bạn.
Ngoài ra, nếu bạn là người không chuyên về IT nhưng bạn vẫn muốn tìm hiểu Access để phục vụ cho công việc của mình thì Access là một hệ thống tốt để bắt đầu, vì Access sẽ giúp bạn có thể quản lý dữ liệu và mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu, tạo các form nhập dữ liệu, thay đổi và chỉnh sửa dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả. Bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian để có thể bắt đầu tự tạo ra một phần mềm bởi vì Access với giao diện người dùng thân thiện với những người mới bắt đầu sẽ giúp bạn bắt đầu học và làm việc với Access nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Tôi cần biết gì để có thể học Access / tự học Access?
Để bắt đầu với việc học và làm việc với Access thì kĩ năng quan trọng nhất mà bạn nên có là khả năng tư duy logic và tiếng Anh. Dù rất muốn nhưng bất kì chương trình học nào dù miễn phí hay có phí thì đều không thể giới thiệu hết 100% kiến thức giúp các bạn áp dụng cho mọi trường hợp được, vậy nên với những kiến thức ban đầu được đưa ra, thì tư duy logic và tiếng Anh dành cho tra cứu là 2 yếu tố thiết yếu để bạn có thể tiếp tục tiến xa hơn trên con đường chinh phục không chỉ Access mà bất cứ kiến thức nào. Ngoài ra, bạn cần có 1 khoảng thời gian rảnh nhất định để thực sự có thể ngồi và suy nghĩ, thử lại những kiến thức đã học, bởi vì trong thời gian này, bạn chủ động học, thực hành và suy nghĩ. Sự “học 1 cách chủ động” này sẽ giúp bạn tiếp thu kiến thức nhanh hơn và tốt hơn. Hãy kiên trì! Và tất nhiên, không muốn làm một số bạn buồn: thực sự thì một số người không phù hợp để học nhanh 1 kiến thức nào đó vậy nên chúng ta cần nhiều thời gian và nhiều kiên nhẫn hơn 1 chút là mọi thứ sẽ từ từ trở nên dễ hiểu.
Những mảng kiến thức cần có khi làm việc với Access
Cơ sở dữ liệu – Database
Nói 1 cách đơn giản, cơ sở dữ liệu là nơi chứa dữ liệu.
Có những loại cơ sở dữ liệu nào?
Có nhiều loại cơ sở dữ liệu, một vài cái tên có thể nhắc tới như là: Oracle, MySQL, MS SQL, Access, PostgreSQL, MongoDB (no SQL), …
Loại dữ liệu được lưu trong một cơ sở dữ liệu? (Data types)
Khi nhắc tới loại dữ liệu trong Database, chúng ta thường phần loại theo mục đích sử dụng của loại dữ liệu đó, ví dụ nếu chúng ta muốn lưu trữ họ và tên, thì chúng ta có thể dùng kiểu dữ liệu text, nếu chúng ta muốn lưu trữ tiền tệ, hoặc những con số thì chúng ta cần sử dụng kiểu dữ liệu Number, đối với mỗi dữ liệu mà chúng ta muốn quản lý và lưu trữ trong công việc hàng ngày, sẽ có 1 kiểu dữ liệu tương ứng. Tuỳ thuộc vào đặc tính và mục đích sử dụng của dữ liệu đó mà chúng ta sẽ có kiểu dữ liệu nhất định.
Dữ liệu được quản lý như thế nào? (How data is organized? – Relationship)
Chúng ta đang học về Access là một RDBMS, dữ liệu sẽ được lưu trữ trong các bảng (table), giữa các bảng sẽ tồn tại mối quan hệ với nhau. Nếu các bạn đã làm việc với Excel thì sẽ thấy phần này rất quen thuộc, trong Excel, chúng ta lưu trữ dữ liệu trong các sheet, mỗi sheet chứa 1 thông tin nhất định, nói 1 cách đơn giản hoá vấn đề thì sheet trong Excel sẽ tương ứng với table trong Access, tất nhiên điều này đúng tới 1 chừng mực nhất định và là một cách so sánh để các bạn dễ hiểu hơn trong thời điểm bắt đầu này. Sau khi theo dõi và học tiếp thì chúng ta sẽ hiểu rõ hơn table trong Access khác với sheet trong Excel như thế nào.
Làm thế nào để đọc được dữ liệu từ cơ sở dữ liệu?
Để đọc được dữ liệu từ cơ sở dữ liệu, chúng ta có những câu lệnh truy vấn (tiếng Anh: queries). Trong Access, chúng ta sử dụng SQL để truy vấn dữ liệu từ cơ sở dữ liệu. SQL là một ngôn ngữ để chúng ta có thể giao tiếp, nói chuyện với cơ sở dữ liệu để nói cho cơ sở dữ liệu biết chúng ta muốn lấy ra những dữ liệu nào và những dữ liệu đó sau khi lấy ra được trình bày như thế nào, tính toán ra sao.
Giao diện người dùng – User Interface (UI) / Graphical User Interface (GUI)
Giao diện người dùng giúp cho chúng ta có thể tương tác với chương trình, phần mềm hay hệ thống 1 cách đơn giản hơn, trong Access thì chúng ta sẽ quan tâm tới những yếu tố sau đây:
Form nhập dữ liệu – Input forms
Giúp chúng ta có thể nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu, chỉnh sửa dữ liệu trong cơ sở dữ liệu
Output – Reports
Output trong Access có thể hiểu là những bảng báo cáo, khả năng xuất dữ liệu ra Excel, PDF, file CSV …
Ngôn ngữ lập trình VBA (Microsoft Visual Basic for Applications)
VBA là ngôn ngữ lập trình được hỗ trợ và tích hợp trong tất cả các phần mềm trong bộ Office (Word, Excel, PowerPoint và tất nhiên cả Access …). VBA sẽ giúp cho chúng ta tạo ra những phần mềm trong Access có tính linh hoạt và dễ dàng sử dụng hơn cũng như kiểm soát được hoạt động của phần mềm / hệ thống đang được tạo ra trong Access một cách đầy đủ hơn.
Tìm hiểu ngay: Học VBA ở đâu?