Published on
3. Hướng dẫn cơ bản về Microsoft Project Professional 2010 -3- * Bạn không thể bắt đầu sử dụng một thiết bị cho đến khi bạn cài đặt nó. * Bạn phải chờ cho bê tông trên nền nhà bạn khô trước khi bạn bắt đầu xây dựng trên đó. * Bạn không thể bắt đầu cho ra một sản phẩm thuốc mới cho đến khi được Bộ Y Tế phê chuẩn. Sắp xếp nguồn lực Khi lần đầu tiên sử dụng Microsot Project, có một số nhầm lẫn về nguồn lực. Nguồn lực không chỉ là con người mà nguồn lực có thể là một phần thiết bị hoặc chi phí, chẳng hạn tiền thuê nhà, một phòng họp mà bạn phải trả phí hàng giờ để sử dụng. Microsoft Project cho bạn 3 loại nguồn lực sau: nguồn lực làm việc, nguồn lực vật chất và nguồn lực về chi phí. Nguồn lực làm việc được tính bằng giờ hoặc ngày làm việc trên một công việc, nguồn lực này điển hình là con người. Nguồn lực vật chất chẳng hạn như vật tư, sắt thép, được tính với chi phí mỗi lần sử dụng hoặc một đơn vị đo lường. Nguồn chi phí là chi phú cụ thể cho mỗi lần mà bạn sử dụng nó và nó có thể thay đổi theo công việc. Ví dụ một buổi hội thảo của các chuyên giá có thể tốn khoản 250$ cho một lần và lần kế tiếp có thể là 500$. Với hội thảo này chỉ làm thay đổi nguồn chi phí mà không thay đổi về thời gian tổ chức. Một số nguồn lực như con người sẽ thực hiện công việc của họ theo lịch. Nếu một người làm việc 8 giờ một ngày và bạn thiết lập cho người đó một công việc mất 24h để hoàn thành, do đó sẽ mất 3 ngày làm việc để hoàn thành công việc. Trong khi đó, một người khác làm việc 12 giờ thì sẽ mất 2 ngày để hoàn thành công việc tương tự. Ngoài ra bạn có thể thiết lập công việc tùy ý chẳng hạn làm việc theo ca hoặc 1 tuần chỉ làm 4 ngày.
4. Hướng dẫn cơ bản về Microsoft Project Professional 2010 -4- Sau khi nhập thông tin, Microsoft Project cung cấp cho bạn một giao diện xem ấn tượng cũng như các tùy chọn báo cáo về dự án của bạn. Bạn có thể xuất ra bản báo cáo và sử dụng nó trên Microsoft Excel 2010. Lên kế hoạch theo dõi Sau khi bạn đã xây dựng được tất cả công việc, xác định thời gian thực hiện, tính phụ
5. Hướng dẫn cơ bản về Microsoft Project Professional 2010 -5- thuộc và mối quan hệ của từng công việc, chi phí và nguồn lực. Bạn cần thiết lập một đường cơ sở. Đường cơ sở được sử dụng để đánh giá và so sánh kế hoạch trên dự án và tiến độ của dự án. Bên cạnh đó, bạn cần ghi chép lại quá trình của từng công việc như thời gian, chi phí thực tế so với trên kế hoạch. Cuối cùng khi có được những đường cơ sở bạn có thể so sánh nó tại Microsoft Project để xem về thực tế thời gian của công việc và chi phí dự án. Cho dù dự án của bạn có tốn kém hơn so với những gì đã dưa ra bạn cũng có thể xem và điều chỉnh lại. Vai trò người quản lý dự án Người quản lý dự án là người tạo ra tổng thể dự án và cố gắng để dự án được hoàn thành. Người quản lý dự án là người có thể sử dụng các kĩ năng và phương pháp để thiết lập mức thời gian hợp lí, quản lý nguồn lực tốt và thường giữ lịch trình dự án đúng tiến độ. Với một hệ thống quản lý dự án tốt, bạn có thể trả lời được các câu hỏi như: * Những công việc phải thực hiện là gì? Thứ tự các công việc như thế nào? * Thời hạn cho các công việc phải được thực hiện như thế nào? * Ai sẽ là người hoàn thành các công việc? * Chi phí cho từng công việc và cho toàn bộ dự án là bao nhiêu? * Nếu một số công việc chưa được hoàn thành so với tiến độ sẽ như thế nào? * Đâu là cách tốt nhất để liên lạc đến những người có trách nhiệm trong một dự án? Một người quản lý dự án không phải lúc nào cũng ở cấp cao nhất của dự án mà thay vào đó, người quản lý dự là người đảm bảo rằng các bộ phận của dự án hợp tác làm việc suôn sẻ. Ngoài ra, người quản lý dự án là người phải chịu trách nhiệm đối với sự thành công hoặc thất bại của dự án. Một người quản lý dự án cần quản lý các vấn đề sau: * Lên kế hoạch cho dự án cũng như tiến độ dự án: đây là những gì bạn có thể tạo ra trong Microsoft Project. Nó bao gồm các bước tính toán, thời gian và chi phí để đạt được mục tiêu của dự án. * Nguồn lực: quản lý nguồn lực của dự án. * Liên hệ với các nhóm, đội ngũ và khach hàng: việc liên lạc, theo dõi, nhắc nhở các
7. Hướng dẫn cơ bản về Microsoft Project Professional 2010 -7- Bạn có thể nhận thấy giao diện trong Microsoft Project 2010 hoàn toàn khác so với các phiên bản Microsoft Project trước đó. Với giao diện Fluent (thường được gọi là giao diện Ribbon) giúp bạn dễ dàng thao tác trên Microsoft Project 2010. Phần chính giao diện của Microsoft Project 2010 gồm có: Thanh công cụ Quick Access là nơi bạn có thể tùy biến giao diện, có thể thêm các tùy chọn bạn thường xuyên sử dụng lên thanh công cụ này.
8. Hướng dẫn cơ bản về Microsoft Project Professional 2010 -8- Thanh tab và giao diện Ribbon thân thiện. Tab là nơi để bạn thao tác trên Microsoft Project 2010. Trong Microsoft Project 2010 có 5 tab chính là Task, Resource, Project, View, Team, ngoài ra có 2 tab có thể thay đổi là Add-in (sử dụng thêm các công cụ hỗ trợ bên ngoài) và Format (tùy theo đối tượng bạn chọn) Group: trên mỗi tab có nhiều group, group là các chức năng được sắp vào một nhóm.
9. Hướng dẫn cơ bản về Microsoft Project Professional 2010 -9- Thanh View label nằm dọc theo cạnh trái của giao diện chính thể hiện kiểu giao diện mà bạn đang xem. Khu vực View shortcut cho phép bạn nhanh chóng chuyển đổi một số chế độ xem bạn hay sử dụng thường xuyên trong Microsoft Project. Bên cạnh View shortcut là thanh trượt Zoom cho phép bạn phòng to thu nhỏ.
12. Hướng dẫn cơ bản về Microsoft Project Professional 2010 -12- * Recent hiển thị các tập tin Project bạn sử dụng gần đây nhất.
13. Hướng dẫn cơ bản về Microsoft Project Professional 2010 -13- * New cho phép bạn tạo một dự án mới dựa trên các mẫu có sẵn.
14. Hướng dẫn cơ bản về Microsoft Project Professional 2010 -14- * Print là tùy chọn cho phép bạn có thể in một dự án.
15. Hướng dẫn cơ bản về Microsoft Project Professional 2010 -15- * Save & Send là tùy chọn cho phép bạn đính kèm một tập tin Project vào e-mail, tạo một tài liệu định dạng PDF hoặc XPS. Ngoài ra bạn có một số tùy chọn để kết nối đến máy chủ.
16. Hướng dẫn cơ bản về Microsoft Project Professional 2010 -16- * Help là tùy chọn cho phép bạn xem các trợ giúp, hướng dẫn trực tuyến về cài đặt Project hoặc hoặc các thông tin về bản quyền sản phầm Microsoft Project.
17. Hướng dẫn cơ bản về Microsoft Project Professional 2010 -17- * Options cho phép bạn thiết lập cho chương trình Microsoft Project 2010.
18. Hướng dẫn cơ bản về Microsoft Project Professional 2010 -18- * Exit : đóng chương trình Microsoft Project 2010 Chú ý: Nếu bạn sử dụng phiên bản Microsoft Project Standard 2010, bạn sẽ không thấy một số tùy chọn giống trong phiên bản Microsoft Project Professional 2010
20. Hướng dẫn cơ bản về Microsoft Project Professional 2010 -20- * Project chứa các chức năng để áp dụng cho toàn bộ dự án. * View giúp bạn kiểm soát, xem được các thông tin trong dự án bằng nhiều cách trình bày khác nhau. * Format là một tab tùy chọn, các chức năng hiển thị trên tab này tùy thuộc vào các chức năng chính mà bạn sử dụng hoặc các thành phần bạn muốn xem. Ví dụ khi bạn xem một công việc, chẳng hạn biểu đồ Gantt Chart, chức năng trên tab Format hiển thị và giúp bạn làm việc với biểu đồ này.
22. Hướng dẫn cơ bản về Microsoft Project Professional 2010 -22- Nhìn chung, tại tab View tập trung các chức năng chính ở các nhóm Task Views, ResourceViews và Data. Nếu bạn muốn xem toàn cảnh tiến trình dự án bạn có thể đánh dấu chọn Timeline tại nhómSplit View trên tab View.
30. Hướng dẫn cơ bản về Microsoft Project Professional 2010 -30- Trên hộp thoại Save As, tại File Name, nhập tên dự án và chọn thư mục lưu trữ dự án.
31. Hướng dẫn cơ bản về Microsoft Project Professional 2010 -31- Nhập tên công việc Việc đặt tên cho công việc có giá trị thực tiễn tốt trong kế hoạch dự án của bạn. Với tên công việc, bạn có thể biết được ý nghĩa và những người thực hiện công việc đó. Một số lời khuyên khi đặt tên công việc: * Sử dụng cụm động từ ngắn để mô tả công việc phải làm, chẳng hạn “Chỉnh sửa bản thảo”. * Nếu công việc được tổ chức thành từng giai đoạn, tránh lặp lại các chi tiết từ các công việc con. * Nếu các công việc đi kèm nguồn lực, không nên sử dụng tên nguồn lực chung với tên công việc. Bạn không cần phải lo lắng về tên công việc vì bạn có thể chỉnh sửa nó bất cứ lúc nào. Để
33. Hướng dẫn cơ bản về Microsoft Project Professional 2010 -33- Tương tự như trên, bạn có thể đặt tên công việc tiếp theo và nhấn Enter.
34. Hướng dẫn cơ bản về Microsoft Project Professional 2010 -34- HƯỚNG DẪN CƠ BẢN VỀ MICROSOFT PROJECT 2010 PROFESSIONAL – PHẦN 6 Trong phần này, bạn sẽ bắt đầu làm việc với thời lượng công việc. Microsoft Project có thể làm việc với thời lượng tính theo phút cho đến tháng. Tùy thuộc vào quy mô của dự án mà bạn có thể thiết lập thời gian theo giờ, ngày và tuần. Trong phần này, bạn sẽ bắt đầu làm việc với thời lượng công việc. Microsoft Project có thể làm việc với thời lượng tính theo phút cho đến tháng. Tùy thuộc vào quy mô của dự án mà bạn có thể thiết lập thời gian theo giờ, ngày và tuần. Microsoft Project có thể xác định thời gian tổng thể của một dự án bằng các tính toán khác nhau giữa thời gian bắt đầu sớm nhất và thời gian kết thúc cuối cùng trong một công việc trên dự án. Khi làm việc với Microsoft Project, bạn có thể sử dụng các chữ viết tắt sau: Chức năng tự động thiết lập công việc luôn luôn có một thời lượng (mặc định là một ngày). Tuy nhiên với chức năng thủ công bạn có thể nhập các giá trị thời gian bằng chữ viết tắt. Ví dụ 3d là 3 ngày. Bạn cũng có thể nhập đoạn văn bản chẳng hạn “Kiểm tra nhóm Makerting” được thay thế với thời gian mặc định là 1 ngày khi bạn chuyển đổi công việc từ chức năng thiết lập thời gian thủ công (Manual) sang thiế lập thời gian tự động (Automatic).
36. Hướng dẫn cơ bản về Microsoft Project Professional 2010 -36- Bạn có thể nhập giá trị thời lượng như sau: Tại cột Start, bạn bắt đầu thiết lập thời gian bắt đầu cho công việc.
37. Hướng dẫn cơ bản về Microsoft Project Professional 2010 -37- Tại cột Finish, nhập ngày kết thúc. Microsoft Project 2010 tính toán thời lượng là 7 ngày.Lưu ý rằng 7 ngày này gồm các ngày từ thứ 2 đến thứ 6 của tuần thứ nhất và thứ 2, thứ 3 của tuần sau đó. Microsoft Project 2010 cũng giúp bạn phân biệt những ngày không làm việc (nonworking day) được thể hiện qua màu sắc khác biệt. Thiết lập một cột mốc quan trọng Bên cạnh việc nhập các công việc, bạn có thể tạo ra các cột mốc quan trọng, thuật ngữ này trong quản lý dự án gọi là milestone. Milestone là sự kiện quan trọng có thể là thời điểm
42. Hướng dẫn cơ bản về Microsoft Project Professional 2010 -42- Liên kết các công việc Hầu hết các dự án yêu cầu công việc phải được thực hiện theo một trình tự nhất định. Vi dụ, công việc viết một chương của cuốn sách phải hoàn thành trước các công việc chỉnh sửa trong chương. Những công việc này có mốt quan hệ kết thúc – bắt đầu (hay còn gọi là có tính phụ thuộc): * Công việc thứ 2 phải xảy ra sau khi công việc đầu tiên được thực hiện. Đây là một trình tự. * Công việc thứ 2 chỉ có thể xảy ra nếu nhiệm vụ đầu tiên hoàn thành. Đây là tính phụ thuộc. Trong Microsoft Project, công việc đầu tiên được gọ là công việc tiền nhiệm (thuật ngữ predecssor) vì nó là công việc đi đầu tiên và kéo theo sau là các công việc phụ thuộc vào nó. Công việc thứ 2 được gọi là công việc kế nhiệm (thuật ngữ successor) vì hoàn thành hoặc sau nhiệm vụ mà nó phụ thuộc.
46. Hướng dẫn cơ bản về Microsoft Project Professional 2010 -46- 1. Trong giao diện biểu đồ Gantt, trỏ chuột vào giai đoạn 1 và kéo đến giai đoạn 2 để thiết lập kiên kết giữa 2 giai đoạn. Giai đoạn 1 và 5 đã liên kết theo kiểu Finish-to-start.
51. Hướng dẫn cơ bản về Microsoft Project Professional 2010 -51- * 24 Hours: không có thời gian nghỉ. * Night Shift: được tính bắt đầu từ đêm thứ 2 cho đến sáng thứ 7, từ 23h đêm đến 8h sáng và mỗi ngày nghỉ 1h. * Standard: chuẩn truyền thống, bắt đầu từ thứ 2 đến thứ 6, từ 8h sáng đến 17h chiều và mỗi ngày nghỉ 1h. Tại cột Name trên tab Exceptions, nhập tên của một sự kiện ngoại lệ nào đó, tại cột Start vàFinish nhập thời gian bắt đầu và kết thúc.
58. Hướng dẫn cơ bản về Microsoft Project Professional 2010 -58- Tại Subject, nhập tên dự án chẳng hạn Chiến dịch ra mắt cuốn sách mới Tại Author bạn có thể nhập tên người quản lý dự án hoặc người đã thiết lập dự án này trênMicrosoft Project 2010. Tại Company nhập tên của công ty, tổ chức đang thực hiện dự án.
64. Hướng dẫn cơ bản về Microsoft Project Professional 2010 -64- Tại For calendar, chọn một nguồn lực cụ thể. Tại Base calendar để mặc định chuẩn cơ bản Standard.
90. Hướng dẫn cơ bản về Microsoft Project Professional 2010 -90- Tại Subject, nhập tên dự án chẳng hạn Chiến dịch ra mắt cuốn sách mới Tại Author bạn có thể nhập tên người quản lý dự án hoặc người đã thiết lập dự án này trên Microsoft Project 2010. Tại Company nhập tên của công ty, tổ chức đang thực hiện dự án.
94. Hướng dẫn cơ bản về Microsoft Project Professional 2010 -94- Nhập năng suất của nguồn lực Cột Max trên bảng nguồn lực đại diện cho nguồn năng suất để thực hiện các công việc. Mặc định là 100% năng suất nghĩa là làm việc 100% thời gian. Đối với nguồn lực mà bạn thiết lập theo kiểu kĩ năng, bạn có thể thiết lập giá trị cao hơn, chẳng hạn 800%. Điều này có nghĩa bạn mong muốn 8 người có kĩ năng đó sẽ làm việc tối đa 100%. Chọn đối tượng cần thiết lập năng suất. Nhập giá trị (đơn vị %) vào các ô thuộc cột Max.