Cập nhật thông tin chi tiết về Tạo Báo Cáo Trong Ms Access 2003 Bằng Trình Hướng Dẫn Báo Cáo / Làm Thế Nào Để mới nhất trên website Karefresh.com. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Microsoft Access được sử dụng trong nhiều doanh nghiệp để lưu trữ và truy cập thông tin. Bạn cũng có thể dễ dàng tạo một báo cáo đơn giản bằng Trình hướng dẫn báo cáo.
Mở Cơ sở dữ liệu truy cập của bạn và nhấp vào Báo cáo nằm dưới trường Đối tượng ở phía bên trái. Trên thanh công cụ trên cùng, nhấp vào nút Mới để bắt đầu một báo cáo mới.
Trong cửa sổ Báo cáo mới, chọn Trình hướng dẫn báo cáo và bên dưới chọn từ danh sách thả xuống truy vấn hoặc bảng bạn muốn thu thập dữ liệu để tạo báo cáo. Trong trường hợp này, tôi muốn tạo một báo cáo về Khách hàng của Tech_Company. Sau khi bạn có dữ liệu chính xác được chọn, nhấp vào OK.
Phần tiếp theo này của trình hướng dẫn cho phép bạn chọn các trường khác nhau từ bảng hoặc truy vấn bạn đã chọn. Điều này thật tuyệt khi bạn chỉ muốn tạo một báo cáo dựa trên dữ liệu cụ thể trong một bảng. Đánh dấu thông tin trong Trường có sẵn và nhấn nút mũi tên để di chuyển nó vào Trường đã chọn. Ở đây tôi đã chọn khách hàng Tên, Họ, Thành phố và Số điện thoại. Tại thời điểm này, bạn có thể chọn Kết thúc, nhưng hãy sử dụng thêm một chút chức năng của trình hướng dẫn, nhấp vào Tiếp theo.
Trong cửa sổ này, bạn có thể chọn để thêm nhóm vào các phần khác nhau của dữ liệu của mình. Bởi vì tôi đang trình bày một báo cáo đơn giản (hướng dẫn bổ sung về cách viết báo cáo tùy chỉnh sắp ra mắt), chỉ cần nhấp vào Tiếp theo.
Tại đây bạn chọn thứ tự dữ liệu sẽ xuất hiện trong báo cáo. Đây là một tùy chỉnh bạn sẽ cần phải quyết định dựa trên cách bạn muốn trình bày dữ liệu. Ở đây tôi chọn sắp xếp Họ của mỗi khách hàng theo thứ tự tăng dần.
Tiếp theo bạn sẽ chọn phong cách hoặc sự xuất hiện của báo cáo. Một lần nữa sử dụng phán đoán sáng tạo tốt nhất của bạn. Đối với báo cáo này, tôi đang chọn Bold. Bấm vào Tiếp theo.
Bạn sắp hoàn thành! Chọn một tên cho báo cáo của bạn. Nếu đây sẽ là một báo cáo bạn có kế hoạch lưu và chạy theo thời gian, hãy đảm bảo và sử dụng quy ước đặt tên tốt để bạn và những người dùng cơ sở dữ liệu khác có thể dễ dàng tìm thấy báo cáo và chạy nó. Sau khi bạn đã đặt tên cho báo cáo của mình, nhấp vào Kết thúc.
Bây giờ bạn sẽ thấy kết quả của báo cáo bạn đã tạo. Từ đây bạn có thể in báo cáo, quay lại và thực hiện thay đổi thiết kế hoặc có thể thêm các bảng hoặc trường bổ sung. Nếu bạn hài lòng với cách báo cáo trông thì hãy lưu nó và sau đó bạn sẽ có thể kéo nó lên khi bạn cần.
Nếu bạn không quen thuộc với Access, tôi khuyên bạn nên đi đến Lộ trình để đào tạo 2003.
Tạo Report Báo Cáo Trong Ms Access
Tạo báo cáo Report
Report để kết xuất dữ liệu ra màn hình, máy in, file … Cách thiết kế, làm việc của Report khá giống với Form, nó cũng có khả năng nhận nguồn dữ liệu từ Query hay Table. Để tạo ra một có nhiều cách, ở đây bắt đầu từ việc tạo Report từ đơn giản nhất bằng cách nhấn vào Create trên Ribbon, rồi bấm vào Report Design, màn hình thiết kế Report xuất hiện. Có thể lưu lại Report với tên tự đặt.
Ví dụ đầu tiên tạo ra một Report đặt tên là RptTatCaHocSinh, mục đích để thiết kế in ra danh sách toàn bộ các học sinh.
Có thể nhấn phải chuột và chọn các mục như
Có thể thiết lập độ rộng tại thuộc tính Width 7, ví dụ thiết lập giá trị bằng 18cm khi dự kiến xuất báo cáo ra máy in khổ A4
Khu vực thiết kế của Report được chia ra các khu vực
Report Header/Footer 1 6 nội dung ở đầu và cuối báo cáo
Page Header/Footer 2 4 nội dung ở đầu và cuối mỗi trang in
Detail 3 nội dung chính của báo cáo. Dữ liệu hiện thị lặp lại theo số lượng các record ở nguồn cấp
8 có thể chọn chuyển một số chế độ xem Report: Design View,Layout View,Report View
Trình bày phần Report Header
Chèn năm hiện tại, kéo TextBox vào – thiết lập thuộc tính Control Source là =Date(), thuộc tính Format là yyyy
Các thành phần này có thể thiết lập cỡ chữ, màu chữ, căn trái, phải … bằng các thao tác định dạng trên Ribbon (Format, Design). Chọn Report Header, đặt màu nền bằng thuộc tính Back Color
Trình bày phần Detail và Page Header
Bằng cách thiết lập như vậy trình bày như sau:
.
Phân nhóm báo cáo
Tại đây cũng có thể thêm các thông tin thống kê cho nhóm, tại mục Group, Short and Total 1, bấm vaoof More, phần with [Field] totaled bấm chọn nó, nó hiện thị các chức năng để chọn thống kê, ví dụ chọn lấy tổng Record trong nhóm đếm theo HOCSINHID thì phần Total On chọn là HOCSINHID, phần Type chọn là Count Record cuối cùng chọn Show Grand Total để nó chèn một EditText hiện thị thông tin này 3. Còn nhiều chức năng thống kê khác như tính giá trị trung bình, tính tổng giá trị, số lớn nhất, nhỏ nhất …
Ngoài ra nếu muốn cột STT, đếm lại cho mỗi nhóm, chọn nó và đặt thuộc tính Running Sum là Over Group
Nếu muốn một nhóm phân ra thành các trang thì Header của nhóm cho thuộc tính Force New Page bằng After Section
Sub Report – Report con
Giống như Form, một Report có thể chứa bên trong nó Report con (Sub Report) – cách sử dụng giống với Form. Đầu tiên cần thiết kế Sub Report sau đó đưa vào Report cha, thiết lập thuộc tính Link child Fields và Link master Fields cho Sub Report (hãy xem phần Form)
Giới Thiệu Về Báo Cáo Trong Access
Báo cáo đưa ra phương thức để xem, định dạng và tóm tắt các thông tin trong cơ sở dữ liệu Microsoft Access. Ví dụ: bạn có thể tạo một báo cáo đơn giản bao gồm các số điện thoại dành cho tất cả các liên hệ của bạn hoặc một báo cáo tóm tắt về tổng doanh số của các vùng và các khoảng thời gian khác nhau.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu tổng quan về báo cáo trong Access. Bạn cũng sẽ tìm hiểu các kiến thức cơ bản về việc tạo báo cáo và dùng các tùy chọn như sắp xếp, gộp nhóm và tóm tắt dữ liệu và cách xem trước và in báo cáo.
Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ nhằm áp dụng cho cơ sở dữ liệu Access trên máy tính. Các ứng dụng Access trên web không hỗ trợ báo cáo.
Tổng quan về báo cáo trong Access
Bạn có thể làm gì với một báo cáo?
Báo cáo là một đối tượng cơ sở dữ liệu sẽ có ích khi bạn muốn thể hiện các thông tin trong cơ sở dữ liệu về bất kỳ cách dùng nào sau đây:
Hiển thị hoặc phân phối một tóm tắt dữ liệu.
Lưu trữ ảnh tức thời của dữ liệu.
Cung cấp chi tiết về các bản ghi riêng lẻ.
Các phần trong một báo cáo
Mặc dù có thể tạo báo cáo “không có ràng buộc” không hiển thị dữ liệu, nhưng trong khuôn khổ các mục đích của bài viết này, chúng tôi sẽ giả định là một báo cáo có ràng buộc với một nguồn dữ liệu như một bảng hoặc một truy vấn. Thiết kế của một báo cáo được chia thành các phần bạn có thể xem ở dạng xem Thiết kế. Việc hiểu cách vận hành của mỗi phần có thể giúp tạo ra các báo cáo tốt hơn. Ví dụ: một phần trong đó bạn chọn để đặt một điều khiển được tính toán sẽ định rõ cách thức Access sẽ tính toán các kết quả. Danh sách sau đây là tóm tắt về các loại phần và cách dùng của chúng:
Chân trang Báo cáo
Nằm cuối báo cáo
Lưu ý: Ở dạng xem Thiết kế, chân trang báo cáo xuất hiện bên dưới chân trang. Tuy nhiên, trong tất cả các dạng xem khác (ví dụ: dạng xem Bố trí hoặc khi in hoặc xem trước báo cáo), chân trang báo cáo sẽ xuất hiện phía trên chân trang, ngay sau chân trang của nhóm cuối cùng hoặc dòng chi tiết trên trang cuối cùng.
Dùng chân trang báo cáo để in tổng cộng của báo cáo hoặc các thông tin tóm tắt khác cho toàn bộ báo cáo.
Bạn sẽ thấy là việc tạo ra các báo cáo sẽ dễ dàng hơn nhiều khi cơ sở dữ liệu của bạn có một cấu trúc bảng và các mối quan hệ được thiết kế tốt. Để xem phần giới thiệu cách hoạch định và thiết kế một cơ sở dữ liệu, hãy xem bài viết Kiến thức cơ bản về thiết kế cơ sở dữ liệu
Tạo báo cáo trong Access
Bạn có thể tạo báo cáo cho cơ sở dữ liệu màn hình máy tính Access bằng cách thực hiện theo các bước bên dưới:
Bước 1: Chọn một nguồn bản ghi
Nguồn bản ghi của một báo cáo có thể là một bảng, một truy vấn có thêm hoặc một truy vấn được nhúng. Nguồn bản ghi phải chứa tất cả các hàng và các cột của dữ liệu bản muốn hiển thị trên báo cáo.
Nếu dữ liệu là từ một bảng hay một truy vấn đã có sẵn, hãy chọn bảng hoặc truy vấn trong Ngăn Dẫn hướng, rồi tiếp tục với Bước 2.
Nếu chưa có nguồn bản ghi, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:
Tiếp tục với Bước 2 và sử dụng công cụ Báo cáo trống,
Hoặc
Tạo (các) bảng hoặc truy vấn có chứa các dữ liệu được yêu cầu. Chọn truy vấn hoặc bảng trong Ngăn Dẫn hướng, rồi tiếp tục với Bước 2.
Bước 2: Chọn một công cụ báo cáo
Các công cụ báo cáo nằm trên tab Tạo của ruy-băng, trong nhóm Báo cáo. Bảng sau đây sẽ mô tả tùy chọn này:
Tạo một báo cáo dạng bảng đơn giản có chứa tất cả các trường trong nguồn bản ghi bạn đã chọn trong Ngăn Dẫn hướng.
Thiết kế Báo cáo
Mở một báo cáo trống ở dạng xem Thiết kế, mà bạn có thể thêm các trường và các điều khiển vào đó.
Báo cáo Trống
Mở một báo cáo trống ở dạng xem Bố trí và hiển thị Danh sách Trường từ những vị trí bạn có thể thêm các trường vào báo cáo.
Trình hướng dẫn Báo cáo
Hiển thị một trình hướng dẫn nhiều bước giúp bạn xác định các trường, các mức độ nhóm lại/sắp lại và các tùy chọn bố trí.
Hiển thị một trình hướng dẫn cho phép bạn chọn các kích thước nhãn tiêu chuẩn hoặc tùy chỉnh, cũng như những trường nào bạn muốn hiển thị, và cách bạn muốn các trường được sắp xếp thế nào.
Bước 3: Tạo báo cáo
Bấm nút dành cho công cụ bạn muốn dùng. Nếu xuất hiện một trình hướng dẫn, hãy làm theo các bước trong trình hướng dẫn và bấm Kết thúc trên trang cuối.Access sẽ hiển thị báo cáo ở dạng xem Bố trí.
Định dạng báo cáo để lưu trữ các cách hiển thị bạn muốn:
Đổi kích cỡ các trường và các nhãn bằng cách chọn chúng rồi kéo các cạnh cho tới khi chúng có kích cỡ bạn muốn.
Di chuyển trường bằng cách chọn nó (và nhãn của nó, nếu có), rồi kéo nó tới một vị trí mới.
Bấm chuột phải vào một trường rồi dùng các lệnh trên menu lối tắt để phối hoặc tách các ô, xóa bỏ hoặc chọn các trường, rồi thực hiện các tác vụ định dạng khác.
Ngoài ra, bạn có thể dùng các tính năng đã mô tả trong các phần sau đây để làm cho báo cáo của bạn trở nên thu hút và dễ đọc hơn.
Thêm gộp nhóm, sắp xếp hoặc tổng cộng
Cách nhanh nhất để thêm gộp nhóm, sắp xếp hoặc tổng cộng vào một báo cáo cơ sở dữ liệu màn hình máy tínhlà bấm chuột phải vào trường bạn muốn áp dụng gộp nhóm, sắp xếp hoặc tổng cộng, rồi bấm lệnh mong muốn trên menu lối tắt.
Bạn còn có thể thêm gộp nhóm, sắp xếp hoặc tổng cộng bằng cách dùng ngăn Nhóm, Sắp xếp và Tổng cộng trong khi báo cáo đang mở ở dạng xem Bố trí hoặc dạng xem Thiết kế:
Bấm Thêm nhóm hoặc Thêm sắp xếp, rồi chọn trường bạn muốn gộp nhóm hoặc sắp xếp trên đó.
Bấm Thêm trên đường gộp nhóm và sắp xếp để đặt thêm tùy chọn và để thêm tổng cộng.
Để biết thêm thông tin chi tiết về nhóm, sắp xếp và tổng cộng, hãy xem bài viết Tạo báo cáo được nhóm hoặc tóm tắt.
Tô sáng dữ liệu bằng định dạng có điều kiện
Access bao gồm các công cụ để tô sáng dữ liệu trên một báo cáo. Bạn có thể thêm các quy tắc định dạng có điều kiện cho từng điều khiển hoặc nhóm các điều khiển và trong báo cáo khách hàng, bạn cũng có thể thêm các thanh dữ liệu để so sánh dữ liệu.
Để thêm định dạng có điều kiện vào các điều khiển:
Bấm chuột phải vào báo cáo trong Ngăn dẫn hướng, rồi bấm vào Dạng xem bố trí.
Mẹo: Để chọn nhiều điều khiển, hãy nhấn giữ CTRL và bấm vào các điều khiển.
Trong hộp thoại Trình quản lý Quy tắc Định dạng có Điều kiện, hãy bấm Quy tắc Mới.
Trong hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới, hãy chọn một giá trị bên dưới Chọn kiểu quy tắc:
Để tạo một quy tắc được đánh giá cho mỗi bản ghi riêng rẽ, hãy chọn Đánh dấu các giá trị trong bản ghi hiện thời hoặc dùng một biểu thức.
Để tạo một quy tắc so sánh các bản ghi với nhau bằng cách dùng các thanh dữ liệu, hãy bấm So sánh với các bản ghi khác.
Dưới Sửa mô tả quy tắc, hãy xác định quy tắc để khi nào phải áp dụng định dạng cũng như định dạng nào sẽ được áp dụng, rồi bấm OK.
Để tạo thêm một quy tắc cho cùng một điều khiển hoặc một tập hợp các điều khiển, hãy lặp lại thủ tục này từ bước 4.
Màu và phông tùy chỉnh
Thử một tùy chọn Chủ đề Ứng dụng để tùy chỉnh màu sắc và phông.
Dùng bộ sưu tập Màu sắc hoặc Phông để đặt màu sắc và phông một cách độc lập.
Thêm logo hoặc hình nền
Bạn có thể thêm logo hoặc một hình nền vào báo cáo và nếu bạn cập nhật hình ảnh, thì cập nhật sẽ tự động được thực hiện ở bất kỳ nơi nào hình ảnh được dùng trong cơ sở dữ liệu.
Để thêm hoặc loại bỏ một hình ảnh
Trong Ngăn dẫn hướng, hãy bấm chuột phải vào báo cáo và sau đó bấm Dạng xem Bố trí.
Dẫn hướng tới hình ảnh, rồi bấm Mở. Access sẽ thêm hình ảnh vào báo cáo.
Để loại bỏ hình ảnh, hãy bấm chuột phải vào hình ảnh rồi bấm Xóa từ menu lối tắt.
Để thêm một hình nền
Trong Ngăn dẫn hướng, hãy bấm chuột phải vào báo cáo và sau đó bấm Dạng xem Bố trí.
Xem trước và in báo cáo
Xem trước báo cáo
Bấm chuột phải vào báo cáo trong Ngăn Dẫn hướng rồi bấm Xem trước In. Bạn có thể dùng các lệnh trên tab Xem trước In để thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây:
In báo cáo
Điều chỉnh kích thước hoặc bố trí trang
Phóng to hoặc thu nhỏ hoặc xem nhiều trang một lúc
Làm mới dữ liệu trên báo cáo
Xuất báo cáo thành một định dạng tệp khác.
In báo cáo
Để in một báo cáo mà không xem trước:
Hướng Dẫn Sử Dụng Pivot Tables Trong Excel Để Lập Báo Cáo
Tệp tin Excel bạn vừa tải bao gồm 214 dòng và 6 trường: Order ID, Product, Category, Amount, Date và Country.
Trong bài tập này, chúng ta cần chèn pivot table vào một sheet khác từ dữ liệu có sẵn. Các bước thực hiện như sau:
1. Bạn nhấn vào biểu tượng Pivot table ở menu Insert.
2. Một cửa sổ mới hiện lên. Excel sẽ tự động chọn dữ liệu cho bạn. Vị trí mặc định cho một Pivot table là một worksheet mới.
3. Bạn nhấn OK.
4. Một trường PivotTable hiện ra. Để tính tổng số tiền các sản phẩm đã bán, bạn làm như sau:
– Kéo cột Product vào vùng Row Labels – Kéo cột Amount vào vùng Values area – Kéo cột Country vào cùng Report
Để đặt Bananas lên trên cùng của danh sách, bạn cần sắp xếp Pivot table.
1. Nhấn vào bất cứ ô nào trong cột Total.
2. Tab ngữ cảnh PivotTable được kích hoạt. Trong tab Options, bạn nhấn vào nút Sort Largest to Smallest (ZA).
3. Bạn sẽ thu được kết quả:
Bởi vì chúng tôi đã thêm trường Country vào vùng Report Filter nên chúng ta có thể lọc Pivot Table theo Country. Ví dụ, bạn muốn biết loại sản phẩm nào được bán sang Pháp nhiều nhất?
1. Nhấn vào cửa sổ thả xuống và chọn France.
Kết quả thu được: Apple (táo) là sản phẩm bán được nhiều nhất sang Pháp.
Bạn cũng có thể sử dụng lọc tiêu chuẩn (tam giác ngay cạnh Product) để chỉ hiển thị tổng số tiền của một loại sản phẩm cụ thể.
Theo mặc định, Excel tóm tắt dữ liệu của bạn bằng cách tổng hợp hay đếm các mục. Để thay đổi kiểu tính mà bạn muốn sử dụng, hãy thực hiện theo các bước sau đây:
1. Nhấn vào bất cứ ô nào trong cột Total
2. Nhấn chuột phải và nhấn vào Value Field Settings…
3. Chọn loại phép tính mà bạn muốn sử dụng. Ví dụ, nhấn vào Count
Kết quả: Có 16 đơn hàng Apple trong tổng số 28 đơn hàng bán cho Pháp.
Nếu bạn kéo một trường vào vùng Row Labels và vùng Column Labels, bạn có thể tạo một pivot table hai chiều. Chẳng hạn, để có được tổng số lượng xuất khẩu cho từng nước, từng sản phẩm, bạn làm như sau:
– Kéo trường Country vào vùng Row Labels – Kéo trường Product vào vùng Column Labels – Kéo trường Amount vào vùng Values – Kéo trường Category vào vùng Report Filter
Như vậy, bạn sẽ có được pivot table hai chiều.
Mặc dù các tuần tự thực hiện các thao tác để khai thác hiệu quả của Pivot Table khá khó nhớ, nhưng chúng tôi tin rằng, chỉ cần bạn thực hành nhiều lần thì bạn đã nắm chắc trong tay một công cụ vô cùng hữu hiệu.
Để dễ dàng so sánh những con số này, bạn hãy tạo ra một biểu đồ pivot và áp dụng bộ lọc. Có lẽ đây là một bước tiến lớn sau các công đoạn trên nhưng bạn sẽ thấy được sức mạnh của các tính năng mà Excel đã cung cấp.
Bạn đang xem bài viết Tạo Báo Cáo Trong Ms Access 2003 Bằng Trình Hướng Dẫn Báo Cáo / Làm Thế Nào Để trên website Karefresh.com. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!