Cập nhật thông tin chi tiết về Hướng Dẫn Sử Dụng Microsoft Excel Cho Người Mới mới nhất trên website Karefresh.com. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Biết cách sử dụng Excel trong thời đại công nghệ ngày nay là kỹ năng cần thiết giúp bạn xử lý công việc văn phòng hiệu quả và có cơ hội thăng tiến. Tuy nhiên, chưa phải ai cũng biết cách dùng Excel thật sự hiệu quả. Bài viết xin chia sẻ hướng dẫn sử dụng Excel cơ bản cho người mới bắt đầu.
Microsoft Excel từ lâu đã nổi tiếng là phần mềm xử lý bảng tính đáng tin cậy nằm trong bộ Microsoft Office của hãng công nghệ hàng đầu thế giới. Microsoft liên tục cập nhật và phát triển phần mềm này nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường. Bạn có thể sử dụng Microsoft Excel cho nhiều mục đích khác nhau từ công việc, học tập tới việc cá nhân…
1. Microsoft Excel là gì?
2. Khái niệm cơ bản trong Excel
3. Tab Excel và Ribbon
4. Quick Access Toolbar
5. Tùy chọn bảng tính
6. Làm việc với cột, hàng, ô trong Excel
a, Chọn toàn bộ cột hoặc hàng
b, Chọn nhóm cột, hàng hoặc ô
c, Chọn cột, hàng hoặc ô liền kề
d, Lựa chọn cột, hàng, ô nằm rải rác
e, Chèn hoặc xóa cột, hàng, ô
f, Di chuyển cột, hàng hoặc ô
g, Điều chỉnh kích thước cột hoặc hàng
h, Điều chỉnh kích thước vừa khít dữ liệu
7. Định dạng cơ bản
8. Các công thức đơn giản: Autosum
9. Bắt đầu bằng một Excel Template
1. Microsoft Excel là gì?
Nói một cách đơn giản, Microsoft Excel là một ứng dụng bảng tính. Nó sử dụng hệ thống các ô trong cột và hàng để thao tác, sắp xếp, tính toán dữ liệu. Bạn có thể sử dụng các bảng tổng hợp (PivotTable), biểu đồ, công thức và hàm theo nhiều cách khác nhau.
Điều này cũng cho thấy ứng dụng không bị giới hạn bởi các con số dù tên của nó là “Excel”. Bạn có thể gõ nội dung, ảnh, video, đối tượng cùng nhiều kiểu dữ liệu khác để theo dõi, quản lý và dễ dàng xem thông tin.
a, Công dụng chính của Excel
Quản lý ngân sách gia đình và tài chính doanh nghiệp
Hóa đơn và biên lai
Theo dõi dự án, đối tác, khách hàng và hồ sơ sức khỏe
Lập kế hoạch và lịch trình
Mục cần kiểm tra và danh sách nhiệm vụ
Tài chính, vay nợ và tính toán thế chấp
Quản lý kho
b, Các phiên bản Excel
2. Khái niệm cơ bản trong Excel
Đọc hướng dẫn này, bạn sẽ thấy nó lặp lại rất nhiều khái niệm. Làm quen với chúng sẽ giúp bạn hiểu hướng dẫn và các bước tốt hơn.
Cell: Bảng tính được tạo thành bởi các khối hình chữ nhật, gọi là ô. Ô chứa dữ liệu bạn nhập vào, từ các con số tới từ, ảnh, công thức. Nói cách khác ô là vùng lưu thông tin. Bạn có thể nhập dữ liệu trực tiếp trong ô hoặc vào thanh công thức (text box) cho ô đó ngay dưới ribbon.
Tên ô nằm ở bên trái thanh công thức. Mặc định, nó hiển thị cột và hàng tương ứng cho ô đó. Ví dụ, ô ở góc bên trái trên cùng bảng tính là A1 cho cột A, hàng 1.
Formulas và Functions: Bạn có thể nghĩ formula là phép tính hay phương trình. Trong Excel, bạn có thể tạo công thức hoặc sử dụng hàm có sẵn. Những công thức này có thể tự động tính toán các con số theo phép cộng, phép nhân…
Ngoài tính toán, bạn có thể sử dụng các tính năng này cho mục đích khác như đếm số lượng mục trong cột hoặc hiển thị tối thiểu hay tối đa số mục trong nhóm ô.
3. Tab Excel và Ribbon
Bạn nên dành chút thời gian làm quen ribbon Excel. Tương tự như các ứng dụng Microsoft khác, ribbon chứa các nút sử dụng trong tab. Bạn có thể tùy chỉnh nó để di chuyển, thêm cả tab và nút. Nhưng mặc định, tab luôn nằm bên dưới.
Tab Excel và Ribbon bao gồm:
File: Tạo một workbook mới, mở file hiện có, lưu, in và chia sẻ bảng tính, workbook.
Home: Ctrl clipboard, font, căn chỉnh văn bản, đánh số, định dạng, ô và chỉnh sửa.
Draw: Sử dụng công cụ vẽ như tạo vùng chọn, tẩy xóa, bút và làm nổi bật.
Page Layout: Điều chỉnh giao diện bảng tính, thiết lập trang, chỉnh kích thước vừa khít nội dung, các tùy chọn bảng tính.
Formulas: Chọn công thức, hàm từ thư viện, kiểm tra công thức.
Data: Nhận và chuyển dữ liệu, xem truy vấn, kết nối, phân loại, lọc, sử dụng công cụ dữ liệu.
View: Thay đổi chế độ xem workbook, mục hiển thị, phóng to, thu nhỏ, làm việc với các cửa sổ.
Ngoài ra, hãy lưu ý tới Tell me what you want to do. Nếu cần trợ giúp hay muốn nhiều thông tin hơn về tính năng, chỉ cần gõ từ khóa vào box đó để xem kết quả.
4. Quick Access Toolbar
Giống như tab và ribbon, đây cũng là thanh công cụ bạn nên làm quen trước khi sử dụng. Nó nằm phía trên cùng bên trái của Excel. Quick Access Toolbar quan trọng vì cho phép bạn hoàn tác, làm lại một hành động cũng như lưu tập tin nhanh.
Nút Save cho phép bạn lưu tập tin đang làm việc nhanh kèm tên file hiện tại.
5. Tùy chọn bảng tính
Quản lý một số lượng bảng tính lớn chỉ là chuyện nhỏ với Excel. Bạn có thể sử dụng hàng loạt bảng tính cùng lúc nếu cần. Ví dụ, bạn có thể sử dụng các bảng tính khác nhau trong nhiều tháng hoặc nhiều năm phục vụ quản lý địa điểm kho sản phẩm, vay nợ, công ty tín dụng hoặc trang thiết bị chăm sóc sức khỏe…
Ngoài ra, bạn có thể tận dụng những tính năng cơ bản của Excel, bao gồm:
Thêm một bảng tính: Nhấp vào nút cộng ở phía dưới bên cạnh bảng tính cuối cùng.
Sắp xếp lại bảng tính: Giữ tab bảng tính và kéo nó tới vị trí mới trong workbook.
Đặt tên bảng tính: Nhấp đúp vào tab bảng tính, rồi gõ tên mới. Mặc định, tên của chúng ban đầu là Sheet 1, Sheet 2…
6. Làm việc với cột, hàng, ô trong Excel
Những tính năng cơ bản nhất khi tự học Excel bạn phải nhớ bao gồm: chọn, chèn và xóa cột, hàng, ô.
a, Chọn toàn bộ cột hoặc hàng
Khi di chuyển chuột qua tiêu đề cột hoặc số hàng, một mũi tên nhỏ sẽ xuất hiện. Nếu lúc đó nhấp chuột, toàn bộ cột hoặc hàng sẽ được chọn. Bạn có thể sử dụng thao tác này để áp dụng tính năng, định dạng hoặc phân loại.
b, Chọn nhóm cột, hàng hoặc ô
Chắc chắn có lúc bạn muốn chọn nhiều hơn một cột, ô hoặc hàng. Bạn có thể làm điều này theo một số cách khác nhau, phụ thuộc vào vị trí của chúng: nằm liền kề hay rải rác.
c, Chọn cột, hàng hoặc ô liền kề
Khi muốn chọn cột, hàng, ô liền nhau, hãy chọn ô đầu tiên trước. Sau đó, giữ nút bấm chuột và kéo qua các phần còn lại. Bạn sẽ thấy vùng chọn được làm nổi bật. Thả nút bấm chuột ra khi hoàn thành.
Một cách khác là chọn ô đầu tiên, giữ phím Shift, rồi chọn ô cuối cùng. Nếu làm thế, bạn có thể chọn toàn bộ nhóm từ trên xuống dưới.
d, Lựa chọn cột, hàng, ô nằm rải rác
Nếu muốn chọn cột, hàng, ô không liền kề, hãy nhấp vào vị trí chọn đầu tiên. Sau đó, giữ phím Ctrl, tiếp tục nhấn vào các vùng bạn muốn. Thả phím Ctrl khi hoàn thành.
e, Chèn hoặc xóa cột, hàng, ô
Bạn cũng có thể ẩn (bỏ ẩn) cột hay hàng bằng cách chọn Hide (hoặc Unhide) từ menu này.
Bạn có thể chèn hoặc xóa ô tương tự như vậy. Tuy nhiên, bạn sẽ nhận được thông báo pop-up hỏi cách muốn chuyển ô, hàng hoặc cột. Chỉ cần chọn và nhấn OK.
f, Di chuyển cột, hàng hoặc ô
Nếu quyết định chuyển cột, hàng hoặc ô sang vị trí khác trong bảng tính, bạn có thể làm điều đó nhưng phải thận trọng. Đầu tiên, chọn cột, hàng hoặc ô như hướng dẫn trên. Đặt trỏ chuột lên một trong số cạnh của nó để mũi tên 4 mặt xuất hiện. Sau đó, chuyển nó tới vị trí mới bằng cách giữ nút bấm chuột và kéo. Thả chuột ra khi đã hoàn tất nhiệm vụ.
g, Điều chỉnh kích thước cột hoặc hàng
Bạn có thể muốn hiển thị toàn bộ hoặc một số cột, hàng trên bảng tính ở kích thước nhất định mà không cần quan tâm tới lượng dữ liệu chúng lưu trữ. Điều chỉnh chiều rộng hoặc chiều cao rất đơn giản và bạn có thể làm theo hai cách:
Cách 1: Bạn chọn và nhấp chuột phải vào cột hoặc hàng. Ở menu, chọn Column Width hoặc Row Height, phụ thuộc vào nhân tố bạn muốn thay đổi. Ở cửa sổ pop-up hiện ra, bạn sẽ thấy bề rộng và cao hiện tại. Thay nó bằng số bạn muốn và nhấn OK.
Cách 2: Chọn cột hoặc hàng muốn chỉnh kích thước. Di chuyển chuột tới đường viền cho tới khi thấy mũi tên 2 chiều xuất hiện. Giữ nút bấm chuột và kéo cho tới khi đạt tới kích thước mong muốn.
h, Điều chỉnh kích thước vừa khít dữ liệu
Sau đó, di chuyển chuột giữa hai cột cho tới khi thấy mũi tên hai chiều, nhấp đúp. Tiếp theo, làm tương tự với hàng. Bạn sẽ thấy cả cột và hàng vừa khít dữ liệu. Nó sẽ tự động chỉnh kích thước ô theo vị trí có dữ liệu dài nhất.
7. Định dạng cơ bản
Excel cung cấp rất nhiều cách định dạng bảng tính, từ cơ bản tới nâng cao. Vì hướng dẫn cho người mới, bài viết này sẽ liệt kê một số mẹo định dạng đơn giản.
a, Font chữ, đánh bóng và tô màu
Dù dùng Excel nhằm mục đích gì, định dạng cột, hàng và ô cơ bản có thể giúp bạn xem dữ liệu dễ dàng. Ví dụ: bạn có thể sử dụng hàng đầu tiên của bảng tính để chèn tiêu đề. Ở bảng sản phẩm trên, bạn có thể áp dụng cho mã số mục, tên sản phẩm và giá cả.
Hãy chọn hàng, rồi áp dụng định dạng mong muốn bằng cách sử dụng tùy chọn trên tab Home. Tại đây, bạn có thể bôi đậm font, bôi màu bóng và tô màu font chữ.
Chọn hàng đầu tiên.
Nhấp Bold.
Nhấp phím mũi tên bên cạnh Fill Color và chọn màu sắc.
Nhấp phím mũi tên bên cạnh Font Color và chọn màu sắc.
Hãy nhớ hướng dẫn này áp dụng lên toàn bộ hàng đầu tiên. Nếu chỉ có một vài cột, bạn có thể chỉ chọn ô nhất định trong hàng đó, rồi định dạng lại chúng.
b, Ngày tháng, đơn vị tiền tệ và số thập phân
Ngày tháng
Cột Date có nhiều ý nghĩa khác nhau trên bảng tính như ngày nhập dữ liệu, ngày mua, ngày hết hạn…
Chọn cột, hàng, ô tại nơi bạn nhập ngày.
Trong Number trên ribbon, nhấp phím mũi tên trong General.
Chọn Short Date hoặc Long Date từ hộp thả xuống.
Lưu ý nếu sử dụng Long Date, từ và số sẽ hiển thị bên dưới, bạn không cần gõ chúng nữa. Ví dụ, nếu chọn Long Date và gõ “2/14/18”, nó sẽ tự động chuyển sang “Wednesday, February 14, 2018.”
Tiền tệ
Nếu lập bảng tính ngân sách, danh sách giá cả hoặc hóa đơn, bạn có thể áp dụng định dạng tiền tệ hiện tại theo hai cách khác nhau.
Cách 1
Chọn cột, hàng, ô nhập tiền tệ.
Trong Number trên ribbon, nhấp phím mũi tên trong General.
Chọn Currency từ box thả xuống.
Cách 2
Cách này cho phép bạn chọn loại tiền tệ mong muốn
Chọn cột, hàng, ô nhập tiền tệ.
Trong Number trên ribbon, nhấp phím mũi tên bên cạnh Currency.
Chọn đơn vị tiền tệ muốn dùng.
Số thập phân
Bạn có thể sử dụng định dạng thập phân để điều chỉnh tiền tệ hoặc số đơn giản. Ví dụ, bạn có thể quản lý trình độ học sinh, thậm chí cả vị trí cần dùng số thập phân. Tất cả bạn chỉ cần làm theo hai bước sau:
Chọn cột, hàng, hoặc ô tại nơi nhập số.
Trong Number trên ribbon, nhấp nút Increase Decimal hoặc Decrease Decimal phụ thuộc vào định dạng số hiện tại.
c, Định dạng số bổ bung
Number trên tab Home còn có nhiều cách định dạng số khác. Chúng cực hữu ích khi xử lý các con số trên Excel.
Những tùy chọn này bao gồm thời gian, phân số, phần trăm… Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấp liên kết More number formats nằm bên dưới để thấy các tùy chọn như zip code, số điện thoại và các lựa chọn tùy chỉnh.
8. Các công thức đơn giản: Autosum
Một trong những tính năng tiết kiệm thời gian nhất trên Excel là công cụ AutoSum. Nó dễ dùng và giúp bạn giảm các lỗi tính toán. Nếu đang dùng Excel quản lý thu nhập, chi phí hay vay nợ, bạn chắc chắn cần dùng tính năng AutoSum.
Nó có thể thêm, tính số trung bình, đếm số hoặc tìm số nhỏ nhất, lớn nhất cho cột, hàng hoặc nhóm ô. Mặc định, nút Autosum nằm trên tab Home ở bên phải. Bạn cũng có thể truy cập nó từ tab Formulas.
Lưu ý: Dấu bằng chỉ công thức. SUM là hàm toán học. C2:C7 là các ô áp dụng hàm tính.
Như đã đề cập ở mục Các khái niệm Excel cơ bản, phần mềm này có nhiều công thức và hàm toán học hữu dụng, trong đó, có cả những hàm nâng cao đáp ứng nhu cầu của người dùng chuyên nghiệp. Nếu muốn biết cách hoạt động của chúng, hãy khám phá, thử mọi công thức trong tab Formulas.
9. Bắt đầu bằng một Excel Template
Một trong những cách làm quen với Excel tốt nhất là sử dụng một template. Bạn sẽ thấy hàng loạt tùy chọn trong Excel và các trang bên ngoài.
a, Template có sẵn trong Excel
b, Template Excel của bên thứ ba
Bạn hoàn toàn có thể sử dụng các template bên ngoài hoặc tự tạo. Từ công cụ gây quỹ tới bảng lịch hữu ích, lưu bảng tính như một template dễ hơn bạn tưởng tượng đấy.
Tham khảo một số bài hướng dẫn sử dụng Microsoft Excel:
Hướng Dẫn Sử Dụng Microsoft Excel 2010
Published on
Giáo trình hướng dẫn sử dụng rất cụ thể và chi tiết, đặc biệt ngôn ngữ hoàn toàn bằng tiếng Việt sẽ giúp các bạn tiếp cận nhanh khi bắt đầu sử dụng Office
1. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 0
3. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 2 Thêm chú thích cho ô…………………………………………………………………………………………………..23 Chèn, xóa ô, dòng và cột…………………………………………………………………………………………..24 Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng …………………………………………………………………….26 Nối (Merge) và bỏ nối các ô (Split)………………………………………………………………………………28 Chuyển một ô đã nối về lại nhiều ô ………………………………………………………………………………..28 1.4. Di chuyển trong bảng tính và sử dụng phím tắt ……………………………………………………………..28 Thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang…………………………………………………………………………..28 Thanh Sheet tab………………………………………………………………………………………………………….29 Sử dụng các tổ hợp phím tắt để di chuyển ………………………………………………………………….29 1.5 Thao tác với workbook……………………………………………………………………………………………….31 Tạo mới workbook……………………………………………………………………………………………………..31 Lưu workbook…………………………………………………………………………………………………………….32 Đóng workbook ………………………………………………………………………………………………………….34 Sắp xếp workbook……………………………………………………………………………………………………….34 1.6. Thao tác với worksheet……………………………………………………………………………………………..35 Chèn thêm worksheet mới vào workbook…………………………………………………………………..35 Đổi tên worksheet …………………………………………………………………………………………………….36 Xóa worksheet……………………………………………………………………………………………………………36 Sắp xếp thứ tự các worksheet …………………………………………………………………………………..36 Sao chép worksheet…………………………………………………………………………………………………….37 Chọn màu cho sheet tab ………………………………………………………………………………………………37 Ẩn/ Hiện worksheet……………………………………………………………………………………………………38 1.7 Sử dụng các chế độ hiển thị trong quá trình thao tác…………………………………………….38 Sử dụng thanh Zoom……………………………………………………………………………………………………39
4. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 3 Xem và so sánh worksheet trong nhiều cửa sổ…………………………………………………………………39 Chia khung bảng tính làm nhiều phần và cố định vùng tiêu đề ……………………………………………39 Sử dụng Watch Window ………………………………………………………………………………………………41 Chương 2: Làm việc với dữ liệu trong Excel………………………………………………………………………………..41 2.1. Nhập liệu, hiệu chỉnh ………………………………………………………………………………………………..41 Nhập liệu………………………………………………………………………………………………………………….41 Nhập các ký tự đặc biệt………………………………………………………………………………………………..42 Hiệu chỉnh nội dung………………………………………………………………………………………………….43 Nhập đè lên ô có sẵn nội dung ………………………………………………………………………………………44 Sử dụng các kỹ thuật khi nhập liệu…………………………………………………………………………………44 2.2. Định dạng ……………………………………………………………………………………………………………….48 Định dạng chung ………………………………………………………………………………………………………..48 Tự động định dạng có điều kiện…………………………………………………………………………………….56 Bảng và định dạng bảng (table)……………………………………………………………………………………..57 Sử dụng mẫu định dạng tài liệu (Document Themes) ………………………………………………………..59 2.3 Tìm và thay thế dữ liệu……………………………………………………………………………………………….60 2.4 Sắp xếp và lọc dữ liệu…………………………………………………………………………………………………61 Chương 3: Giới Thiệu Và Sử Dụng Các Hàm ……………………………………………………………………………….65 3.1 Giới thiệu công thức và hàm: ………………………………………………………………………………………65 Giới thiệu công thức (Formula) ……………………………………………………………………………………..65 Giới thiệu hàm (Function) …………………………………………………………………………………………….67 Nhập công thức và hàm ……………………………………………………………………………………………….68 Tham chiếu trong công thức …………………………………………………………………………………………70 Các lỗi thông dụng (Formulas errors) ……………………………………………………………………………..72 3.2 Các hàm trong excel…………………………………………………………………………………………………..73 a. Nhóm hàm về thống kê …………………………………………………………………………………………….73
6. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 5 Thêm các thành phần của đồ thị ………………………………………………………………………………….180 Sắp xếp và xóa các thành phần của đồ thị ……………………………………………………………………..180 n đồ thị …………………………………………………………………………………………………………………..180 c. Hiệu chỉnh và định dạng đồ thị …………………………………………………………………………………181 Hiệu chỉnh Chart Area………………………………………………………………………………………………..181 Hiệu chỉnh Flot Area…………………………………………………………………………………………………..182 Hiệu chỉnh tiêu đề đồ thị, ch thích, tiêu đề trục hoành và trục tung, ………………………………182 Hiệu chỉnh đường lưới ngang và ọc…………………………………………………………………………….184 d. Các thao tác với chuỗi số liệu trong đồ thị………………………………………………………………….188 óa bớt một chuỗi số liệu khỏi đồ thị……………………………………………………………………………188 Thêm chuỗi mới vào đồ thị …………………………………………………………………………………………188 Thay đổi chuỗi số liệu ………………………………………………………………………………………………..189 Thêm đường xu hướng vào đồ thị………………………………………………………………………………..191 Chương 6: Định Dạng Trang Và In Bảng Tính…………………………………………………………………………….192 6.1. Các chế độ hiển thị trang trong Excel………………………………………………………………………….192 6.2. Thiết lập thông số cho trang in………………………………………………………………………………….193 6.3. Thiết lập thông số hộp thoại Print ……………………………………………………………………………..198 6.4. Các lưu { khác………………………………………………………………………………………………………..200 Chương 7: Làm Việc Với Macro, Templates………………………………………………………………………………200 7.1 Macro ……………………………………………………………………………………………………………………200 Ghi một Macro………………………………………………………………………………………………………….200 Thực thi Macro …………………………………………………………………………………………………………202 Chương 8: Phím Tắt Và Thủ Thuật ………………………………………………………………………………………….203 8.1 Phím Tắt ………………………………………………………………………………………………………………..203 a. Truy cập Ribbon bằng bàn phím ………………………………………………………………………………203 b. Phím tắt…………………………………………………………………………………………………………………..203 8.2 Thủ thuật……………………………………………………………………………………………………………….206
8. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 7 I. Những điểm mới trong Microsoft Excel 2010 1. Chức năng Backstage View Giao diện ribbon của Office 2010 được đưa vào tất cả các ứng dụng trong gói Office 2010. Công cụ Backstage View được truy cập qua phím Office (góc trên bên trái), hỗ trợ sử dụng các tác vụ như lưu tài liệu hoặc in ấn. Thanh định hướng bên trái của Backstage View chứa nhiều lệnh, như cho phép ai sửa tài liệu, kích cỡ file…
9. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 8 Thêm tính năng Sparkline Excel luôn có dữ liệu đồ thị và biểu đồ rất phong phú để mô tả dữ liệu và xu hướng. Với Excel 2010, Microsoft đã bổ sung thêm một tính năng mới – Sparklines. Tính năng này cho phép người dùng đặt một đồ thị cỡ nhỏ (mini) hay một dòng nhận định khuynh hướng trong một ô (cell). Sparklines là cách nhanh nhất và đơn giản nhất để thêm thành phần đồ thị hiển thị vào một cell.
13. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 12 một PivotChart, các công cụ PivotChart đặc biệt và các menu nội dung được cung cấp để bạn có thể phân tích dữ liệu trong biểu đồ. Bạn cũng có thể thay đổi layout, style và định dạng của biểu đồ hoặc các thành phần khác của nó theo cùng một cách mà bạn có thể th c hiện cho các biểu đồ thông thường. Trong Office Excel 2010, việc định dạng biểu đồ mà bạn áp dụng được duy trì khi thay đổi sang PivotChart, điều này là một bổ sung nâng cấp để theo cách mà nó đã làm việc trong các phiên bản Excel trước đây. Share Workbook Microsoft Excel 2010 có thể tích hợp với SharePoint để cung cấp các công cụ quản lý nội dung dễ hiểu, thuận tiện cho việc chia sẻ kinh nghiệm, tri thức, nâng cao năng suất làm việc nhóm. I. Nội dung chính Chương 1: Làm Quen Với Microsoft Excel 1.1 Giới thiệu Excel Excel là gì: Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi chạyr chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc th c hiện: Tính toán đại s , phân tích dữ liệu Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách
16. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 15 Các lệnh trong th c đơn Office
17. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 16 Bảng l a ch n lệnh truy cập nhanh Hộp thoại để ch bi n thanh các lệnh truy cập nhanh Ribbon là gì? Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh th c đơn truyền th ng thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên màn hình g i là Ribbon. Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins. Thanh công cụ Ribbon
18. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 17 Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp x p, tìm ki m, l c dữ liệu,… Insert: Chèn các loại đ i tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, … Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thi t lập in ấn. Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel. Data: Các nút lệnh thao đ i với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu,… Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thi t lập bảo vệ bảng tính. View: Thi t lập các ch độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình, … Developer: Tab này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên, những người có hiểu bi t về VBA. Để mở nhóm này nhấn vào nút Office Excel Options Popular Chọn Show Developer tab in the Ribbon. Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung,… Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu) Khi mu n th c hiện một thao tác nào đó trên đ i tượng (ô, vùng, bảng biểu, đồ thị, hình vẽ…) trong bảng tính, bạn hãy nhấp phải chuột lên đ i tượng đó. Lập tức một thanh th c đơn hiện ra chứa các lệnh thông dụng có thể hiệu chỉnh hay áp dụng cho đ i tượng mà bạn ch n.
19. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 18 Th c đơn ngữ cảnh 1.2. Mở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ cửa sổ 1.2.1. Mở Excel Thao tác: B1. Từ màn hình (cửa sổ) chính của Windows nhấp chuột nút Start ở góc dưới bên trái B2. Di chuyển chuột lên trên đ n chữ All Programs, rồi di chuyển chuột sang phải ch n Microsoft Office, sau đó di chuyển chuột đ n chữ Microsoft Office Excel 2010 thì dừng lại. B3. Nhấp chuột vào biểu tượng để khởi động Excel. Phóng to, thu nhỏ cửa sổ Excel Các nút điều khiển cửa sổ Excel
22. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 21 Chuột: Ch n vùng giữ trái chuột và giữ thêm phím Ctrl n u là sao chép (không giữ thêm phím Ctrl sẽ là lệnh di chuyển) kéo chuột tới nơi đích cần sao chép hay di chuyển đ n và thả chuột. Dán đặc biệt (Paste Special) Trong quá trình sao chép đôi khi chúng ta cần dán nội dung đã sao chép hay cắt từ bộ nhớ vào với một s ch n l c nào đó, khi đó thay vì dùng lệnh Paste bạn hãy sử dụng Paste Special… Sau khi ch n vùng, ra lệnh Copy, đ n đích cần sao chép đ n và nhấp phải chuột, ch n lệnh Paste Special…. hộp thoại Paste Special có một s l a ch n như bảng sau: Giải thích hộp thoại Paste Special Hạng mục Mô tả All Dán cả giá trị và định dạng của vùng nguồn Formulas Dán giá trị và công thức, không định dạng Values Chỉ dán giá trị và k t quả của công thức, không định dạng Formats Chỉ dán vào định dạng, bỏ qua tất cả giá trí và công thức
23. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 22 Comments Chỉ dán vào chú thích của các ô, bỏ qua tất cả giá trí và công thức Validation Chỉ dán vào các qui định xác th c dữ liệu cho vùng đích All using source theme Dán vào m i thứ và dùng mẫu định dạng từ vùng nguồn All except borders Dán vào m i thứ và loại bỏ các khung viền Column widths Chỉ dán vào thông tin qui định chiều rộng cột Formulas and number formats Dán vào giá trị, công thức và các định dạng g c của các con s , các định dạng khác bị loại bỏ. Values and number formats Dán vào giá trị, k t quả của công thức và các định dạng g c của các con s . None Không kèm theo việc tính toán nào trên dữ liệu sắp dán vào Add Cộng các giá trị của vùng nguồn vào các ô tương ứng ở vùng đích Subtract Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ trừ đi các ô tương ứng của vùng nguồn. Multiply Các ô mang gia trị của vùng đích sẽ nhân với các ô tương ứng của vùng nguồn. Divide Các ô mang gia trị của vùng đích sẽ chia cho các ô tương ứng của vùng nguồn Skip blanks . Không dán đè các ô rỗng ở vùng nguồn vào ô có giá trị ở vùng đích Transpose Dán vào và đảo dòng thành cột hoặc ngược lại Paste Link Dán vào và tham chi u ô đích đ n ô nguồn
24. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 23 Đặt tên vùng Việc đặt tên vùng có lợi rất lớn trong quá trình thao thác và xử lý tính toán như: vùng được gán tên sẽ giúp gợi nhớ và dễ hiểu công dụng của nó hơn là các địa chỉ đơn thuần, đặt tên giúp việc tham chi u tính toán ít sai sót hơn và di chuyển hay ch n các vùng đã được đặt tên rất nhanh chóng từ Name box (hoặc dùng Go to – F5)…. Tên dài t i đa 255 ký t không chứa khoảng trắng và dấu chấm, tên phải bắt đầu là ký tự không được bắt đầu là s , tên không được đặt gi ng các địa chỉ tham chi u. Để đặt tên trước tiên ta ch n vùng cần đặt tên ch n nhóm Formulas Defined Names Define Name, hộp thoại New Name hiện ra. Ở đây, bạn hãy nhập tên vùng vào hộp Name ch n Scope, nhập chú thích n u cần, xong thì nhấn OK. Ngoài ra bạn còn có thể đặt tên tr c ti p từ hộp Name box hoặc đặt tên cho vùng ch n từ Formulas Defined Names Create from Selection hoặc dùng th c đơn ngữ cảnh. Mu n mở hộp thoại quản lý các tên đã đặt bạn vào nhóm Formulas Defined Names Name Manager. Từ hộp thoại bạn có thể đặt tên mới, hiệu chỉnh thông tin cho các tên hiện hoặc xóa tên của các vùng không dùng đ n,… Thêm chú thích cho ô hêm chú thích vào các ô giúp cho việc hiệu chỉnh và hiểu thông tin mà ô đang chứa được rõ ràng hơn. Để thêm chú thích và ô, chọn ô ch n nhóm Review Comments New Comment và hãy nhập chú thích vào. Ngoài ra bạn có thể nhấp phải chuột lên ô cần chú thích và ch n Insert Comment.
25. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 24 Để đ c chú thích chỉ cần rê chuột lên ô có chú thích hoặc vào Review Comments Next hay Previous. Để ẩn/ hiện chú thích vào Review Comments Show All Comments (ẩn/ hiện tất cả) hoặc Show/ Hide Comment (ẩn/ hiện chú thích ô đang ch n). Hiệu chỉnh chú thích vào ch n ô cần hiệu chỉnh chú thích Review Comments Edit Comment. Ngoài ra để nhanh bạn có thể nhấp phải chuột và ch n Edit Comment từ th c đơn ngữ cảnh. Xóa chú thích vào ch n ô cần xóa chú thích Review Comments Delete. Hoặc nhấp phải chuột và ch n Delete Comment. Minh h a cho hiện các chú thích Chèn, xóa ô, dòng và cột Chúng ta có thể chèn thêm các ô vào bên trái hoặc bên trên của ô hiện hành trong worksheet và dịch chuyển các ô đang ch n qua phải hoặc xu ng dưới. Tương t , ta có thể chèn thêm các dòng bên trên, chèn thêm các cột vào bên trái và có thể xóa đi các ô, các dòng và cột. Chèn ô trống B1. Ch n các ô mà bạn mu n chèn các ô tr ng vào đó (mu n ch n các ô không liên tục thì giữ Ctrl trong khi ch n các ô).
26. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 25 B2. Ch n Home ch n nhóm Cells Insert Insert Cells… B3. Ch n l a ch n phù hợp trong hộp thoại Insert Chèn dòng B1. Ch n một hoặc nhiều dòng liên tục hoặc cách khoảng mà bạn mu n chèn s dòng tương ứng phía trên các dòng này. B2. Ch n Home ch n nhóm Cells Insert Insert Sheet Rows Minh h a chèn các dòng tr ng lên trên các dòng đang ch n Chèn cột B1. Ch n một hoặc nhiều cột liên tục hoặc cách khoảng mà bạn mu n chèn s cột tương ứng phía bên trái các cột này. B2. Ch n Home ch n nhóm Cells Insert Insert Sheet Columns Xóa các ô, dòng và cột B1. Ch n các ô, các dòng hoặc các cột cần xóa B2. Ch n Home Cells Delete ch n kiểu xóa phù hợp (xem hình)
27. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 26 Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng Trong worksheet ta có thể qui định độ rộng cột từ 0 đ n 255, đây chính là s ký t có thể hiển thị trong một dòng. Độ rộng mặc định của cột là 8.43 ký t , khi độ rộng là 0 thì cột được ẩn đi. Tương t , chiều cao của dòng qui định từ 0 đ n 409, đây là đơn vị đo lường bằng điểm (point: 1 point = 1/72 inch). Chiều cao mặc định của dòng là 12.75 point, khi chiều cao là 0 thì dòng bị ẩn đi. Các bước điều chỉnh dòng cột: B1. Ch n dòng hoặc cột cần điều chỉnh chiều cao hoặc độ rộng B2. Ch n Home Cells Format Ch n lệnh phù hợp Row Height… ch n lệnh này để qui định chiều cao của dòng AutoFit Row Height ch n lệnh này Excel sẽ t canh chỉnh chiều cao dòng cho phù hợp với nội dung. Column Width… ch n lệnh này để qui định độ rộng cột AutoFit Column Width ch n lệnh này Excel sẽ t canh chỉnh độ rộng cột cho phù hợp với nội dung. Default Width… ch n lệnh này khi bạn mu n qui định lại độ rộng mặc định cho worksheet hay cả workbook. Ta có thể qui định chiều cao dòng và độ rộng cột cho cả worksheet hay cả workbook bằng cách ch n cả worksheet hay cả workbook trước khi th c hiện lệnh. Ngoài cách thay đổi chiều cao dòng và độ rộng cột như trên, ta còn có thể dùng chuột để thao tác nhanh hơn. Mu n thay đổi độ rộng cột nào hãy rê chuột đ n phía bên phải tiêu đề cột đó cho xuất hiện ký hiệu và kéo chuột về bên phải để tăng hoặc kéo về bên trái để giảm độ rộng cột.
28. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 27 Tương t , mu n thay đổi chiều cao dòng nào hãy rê chuột đ n bên dưới s thứ t dòng cho xuất hiện ký hiệu và kéo chuột lên trên để giảm hoặc kéo xu ng dưới để tăng chiều cao dòng. Ta có thể qui định chiều cao dòng và độ rộng cột cho cả worksheet hay cả workbook bằng cách ch n cả worksheet hay cả workbook trước khi th c hiện lệnh. Ngoài cách thay đổi chiều cao dòng và độ rộng cột như trên, ta còn có thể dùng chuột để thao tác nhanh hơn. Mu n thay đổi độ rộng cột nào hãy rê chuột đ n phía bên phải tiêu đề cột đó cho xuất hiện ký hiệu và kéo chuột về bên phải để tăng hoặc kéo về bên trái để giảm độ rộng cột. Tương t , mu n thay đổi chiều cao dòng nào hãy rê chuột đ n bên dưới s thứ t dòng cho xuất hiện ký hiệu và kéo chuột lên trên để giảm hoặc kéo xu ng dưới để tăng chiều cao dòng.
29. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 28 Nối (Merge) và bỏ nối các ô (Split) Nối nhiều ô thành một ô Khi n i nhiều ô thành một ô, n u tất cả các ô đều có dữ liệu thì bạn cần chuyển h t dữ liệu lên ô ở góc trên cùng bên trái của nhóm ô cần merge vì chỉ có dữ liệu của ô này được giữ lại, dữ liệu của các ô khác sẽ bị xóa. B1. Ch n các ô cần n i lại. B2. Ch n Home Alignment ch n Merge & Center. Để canh chỉnh dữ liệu trong ô dùng các nút canh chỉnh trong nhóm Algnment. Chuyển một ô đã nối về lại nhiều ô Sau khi chuyển ô đã n i về lại nhiều ô thì nội dung sẽ hiện tại ô ở góc trên cùng bên trái. B1. Ch n ô đang bị n i. B2. Ch n Home Alignment ch n lại Merge & Center hoặc Unmerge Cells đều được. 1.4. Di chuyển trong bảng tính và sử dụng phím tắt Bạn có thể dùng chuột, các phím , thanh cu n d c, thanh cu n ngang, sheet tab, các tổ hợp phím tắt đề di chuyển qua lại giữa các sheet hay đi đ n các nơi bất kỳ trong bảng tính. Thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang Thanh cu n d c và thanh cu n ngang được g i chung là các thanh cu n (scroll bars). Bởi vì màn hình Excel chỉ có thể hiển thị (cho xem) một phần của bảng tính đang thao tác, nên ta
31. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 30 Các phím tắt di chuyển nhanh trong bảng tính Nhấn phím Di chuyển → hoặc Tab Sang ô bên phải ← hoặc Shift + Tab Sang ô bên trái ↑ Lên dòng ↓ Xu ng dòng Home Đ n ô ở cột A của dòng hiện hành Ctrl + Home Đ n địa chỉ ô A1 trong worksheet Ctrl + End Đ n địa chỉ ô có chứa dữ liệu sau cùng trong worksheet Alt + Page Up Di chuyển ô hiện hành qua trái một màn hình Alt + Page Down Di chuyển ô hiện hành qua phải một mành hình Page Up Di chuyển ô hiện hành lên trên một màn hình Page Down Di chuyển ô hiện hành xu ng dưới một màn hình F5 Mở hộp thoại Go To End + → hoặc Ctrl + → Đ n ô bên phải đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô tr ng End + ← hoặc Ctrl + ← Đ n ô bên trái đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô tr ng End + ↑ hoặc Ctrl + ↑ Lên ô phía trên đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô tr ng End + ↓ hoặc Ctrl + ↓ Xu ng ô phía dưới đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô tr ng Ctrl + Page Up Di chuyển đ n sheet phía trước sheet hiện hành Ctrl + Page Down Di chuyển đ n sheet phía sau sheet hiện hành
32. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 31 1.5 Thao tác với workbook Tạo mới workbook Ch n nút Office New, một hộp thoại hiện ra (xem hình bên dưới) cung cấp nhiều l a ch n để tạo workbook như: workbook tr ng, workbook theo mẫu d ng sẵn, workbook d a trên một workbook đã có. Để tạo workbook tr ng, bạn ch n Blank workbook và nhấp nút Create. Mở workbook có sẵn trên đĩa Một tập tin có sẵn có thể được mở bằng nhiều cách: 1. Ch n nút Office ch n tên tập tin trong danh sách Recent Documents, có thể có t i đa 50 tên tập tin được sử dụng gần đây nhất trong danh sách này (để điều chỉnh thì
33. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 32 nhấn vào nút Office Excel Options Advance phần Display Show this number of Recent Documents ). 2. Dùng trình quản lý tập tin như Windows Explorer, tìm đ n nơi lưu trữ tập tin và nhấp chuột hai lần lên tên tập tin. 3. Ch n nút Office Open, hộp thoại Open hiện ra. Trong hộp thoại Open, chúng ta phải tìm đ n nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và ch n tên tập tin cần mở sau đó nhấn nút Open để mở tập tin. Các tùy ch n của nút Open trong hộp thoại Open: Open (mở bình thường), Open Read-Only (Không lưu đè được những thay đổi), Open as Copy (Tạo bản sao của tập tin và mở ra), Open in Browser (Mở tập tin bằng trình duyệt web mặc định), Open and Repair (Rất hữu dụng trong trường hợp tập tin bị lỗi). Lưu workbook ột điều cần lưu ý khi làm việc trên máy tính là các bạn phải nhớ th c hiện lệnh lưu lại công việc đã th c hiện thường xuyên. Việc ra lệnh lưu trữ không t n nhiều thời gian nhưng n u máy bị hỏng hay cúp điện đột ngột có thể mất tong cả giờ làm việc của bạn. Nhằm an toàn cho dữ liệu, bạn nên bật tính năng Auto Recover, Excel sẽ t động th c hiện lệnh lưu theo thời gian qui định (mặc định là 10 phút lưu một lần). Để sử dụng tính năng Auto Recover bạn ch n nút Office Excel Options Save, sau đó đánh dấu ch n vào Save AutoRecover information every minutes.
37. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 36 Minh h a chèn sheet mới Đổi tên worksheet Nhấp phải chuột lên tên sheet cần đổi tên ở thanh sheet tab, ch n Rename, gõ tên mới vào, xong nhấn phím Enter. Tên sheet có thể dài tới 31 ký t và có thể dùng khoảng trắng, tuy nhiên không được dùng các ký hiệu để đặt tên như: : / ? * Xóa worksheet Mu n xóa work sheet, bạn làm theo các cách sau: 1. Ch n sheet mu n xóa ch n nhóm Home ch n nhóm Cells Delete Delete sheet 2. Nhấp phải chuột lên tên sheet mu n xóa sau đó ch n Delete, xác nhận xóa OK. Sắp xếp thứ tự các worksheet Có nhiều cách th c hiện sắp x p worksheet như: 1. Nhấp trái chuột lên tên sheet cần sắp x p và giữ chuột kéo đ n vị trí mới và thả chuột.
39. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 38 Ẩn/ Hiện worksheet Khi bạn không mu n ngưới khác thấy một hay nhiều sheet nào đó thì bạn có thể ẩn nó đi. Không thể ẩn h t các sheet trong workbook mà phải còn lại ít nhất một sheet không bị ẩn. Mu n ẩn sheet bạn chỉ cần nhấp phải chuột lên tên sheet mu n ần và ch n Hide th là sheet đã được ẩn. Khi mu n cho hiện trở lại một sheet, bạn nhấp phải chuột lên thanh Sheet tab và ch n Unhide… sau đó ch n tên sheet cần cho hiện và nhấn nút OK. 1.7 Sử dụng các chế độ hiển thị trong quá trình thao tác Trong quá trình thao tác trên bảng tính đôi khi chúng ta cần phóng to hay thu nhỏ các cửa sổ để có được góc nhìn t t hơn, hoặc xem nội dung của cùng một worksheet dưới nhiều góc độ
40. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 39 khác nhau, hoặc chia cửa sổ worksheet thành nhiều Tab để dễ dàng tham chi u, hay giữ c định tiêu đề một danh sách dài trong khi cu n các thanh cu n,… Sử dụng thanh Zoom Excel 2010 b trí thanh công cụ Zoom dùng để phóng to thu nhỏ khung làm việc của bảng tính. Thanh zoom nằm ngay ở góc dưới bên phải màn hình và có thể giúp thu nhỏ và phóng to khung làm việc từ 10% đ n tới 400%, phóng to thì nhấn và nút dấu cộng còn thu nhỏ thì nhấn vào nút dấu trừ. Thanh Zoom Xem và so sánh worksheet trong nhiều cửa sổ Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn mu n xem một worksheet hay các worksheet trong cùng một workbook dưới nhiều góc độ khác nhau, mỗi một nhân bản để xem sẽ được gắn thêm chỉ s phía sau tên tập tin. Ch n nhóm View Window New Window Để so sánh hai worksheet thì sau khi làm bước trên bạn ch n ti p nhóm View Window View Side by Side. Khi sử dụng chức năng này khi bạn cu n thanh cu n ở cửa sổ này thì cửa sổ kia cũng được cu n theo. Để tắt tính năng cu n đồng thời này bạn vào View Window Synchronous Scrolling (n u nó đang bật). Chia khung bảng tính làm nhiều phần và cố định vùng tiêu đề Tính năng rất hay được dùng khi thao tác trên các danh sách dài hoặc trong tính toán cần phải th c hiện nhiều việc tham chi u. Để chia cửa sổ bảng tính: Đặt ô hiện hành tại vi trí cần chia
41. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 40 trên bảng tính, sau đó ch n View Window Split. Để bỏ khung bảng tính thì nhấn nút Split lại một lần nữa hoặc nhấp chuột 2 lần lên đường chia d c và ngang. Ngoài ra, ở đầu của các thanh cu n d c và ngang có một ngấn nhỏ mà khi rê chuột lên sẽ có biểu tượng (công cụ chia nhanh khung bảng tính), bạn giữ trái chuột và kéo ra nơi mu n chia trên cửa sổ làm việc của bảng tính. Minh h a chia 4, chia 2 d c, chia 2 ngang Ngoài việc chia khung làm việc, Excel còn hỗ trợ bạn c định một vùng nào đó trên cửa sổ làm việc ví dụ như dòng tiêu đề của một danh sách. Việc c định này rất hữu ích vì nó giúp ta luôn thấy được dòng tiêu đề mặc dù đã cu n màn hình xu ng phía dưới để nhập liệu. Để c định bạn hãy đặt ô hiện hành tại vị trí cần c định, sau đó ch n View Window Freeze Panes ch n kiểu c định phù hợp. N u ch n: Freeze Panes: Sẽ c định dòng phía trên và cột bên trái ô hiện hành Freeze Top Row: C định dòng đầu tiên đang nhìn thấy của danh sách Freeze First Column: C định cột đầu tiên đang nhìn thấy của danh sách Minh h a c định các tiêu đề Để bỏ c định thì vào View Window Freeze Panes Unfreeze Panes
42. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 41 Sử dụng Watch Window Tính năng này giúp ta theo dõi các ô trong quá trình tính toán. Bạn mu n giám sát ô nào thì đưa nó vào danh sách giám sát ở cửa sổ của Watch Window. G i cửa sổ Watch Window bạn ch n nhóm Formulas Formula Auditing Watch Window, sau đó ch n ô cần theo dõi và nhấn vào nút Add Watch trên cửa sồ Watch Window. Cửa sổ Watch Window Chương 2: Làm việc với dữ liệu trong Excel 2.1. Nhập liệu, hiệu chỉnh Các ô trong bảng tính có thể chứa các con s , các chuỗi văn bản hay các biểu thức toán h c. Ngoài ra bảng tính còn có thể chứa các biểu đồ, sơ đồ, hình ảnh, … các đ i tượng này không chứa trong ô mà nổi trên bề mặt bảng tính. Nhập liệu Nhập số, chuỗi, thời gian, ngày tháng năm B1. Trên worksheet, ch n ô cần nhập liệu B2. Nhập vào con s , chuỗi văn bản, ngày tháng hay thời gian,… mà bạn cần B3. Nhập xong nhấn Enter (ô hiện hành chuyển xu ng dưới) hoặc Tab (ô hiện hành chuyển qua phải) để k t thúc. Lưu ý: N u nhập các con s vào mà Excel hiển thị ##### là do chiều rộng cột không đủ bạn bản tăng thêm chiều rộng cột. Mặc định Excel sẽ dùng dấu chấm (.) để phân cách phần s nguyên và phần s thập phân.
45. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 44 Clear All: Xóa tất cả nội dung và định dạng Clear Formats: Chỉ xóa phần định dạng của ô Clear Contents: Chỉ xóa nội dung, còn định dạng Clear Comments: Chỉ xóa các chú thích của ô n u có Lưu ý các lệnh trên không xóa được định dạng của bảng (table) Nhập đè lên ô có sẵn nội dung Mu n nhập đè lên các ô có sẵn nội dung, trước tiên bạn hãy ch n ô đó và nhập vào nội dung mới. Khi đó, nội dung cũ của ô sẽ mất đi và thay bằng nội dung vừa nhập đè. Hiệu chỉnh nội dung các ô Mu n hiệu chỉnh nội dung sẵn có của ô bạn làm các cách sau: 1. Nhấp chuột hai lần lên ô cần hiệu chỉnh dùng chuột hoặc các phím mũi tên di chuyển đ n nơi cần hiệu chỉnh dùng phím Backspace hoặc Delete để xóa một s nội dung sau đó nhập vào nội dung mới. 2. Ch n ô cần hiệu chỉnh và nhấn F2 để vào ch độ hiệu chỉnh và làm tương t như trên 3. Ch n ô cần hiệu chỉnh, sau đó nhấp chuột vào thanh công thức (Formula) Sử dụng các kỹ thuật khi nhập liệu Sử dụng chức năng AutoFill Sử dụng công cụ này Excel sẽ giúp bạn điền t động dữ liệu theo các mẫu AutoFill có sẵn. Ngoài ra bạn còn có thể tạo thêm các mẫu phục vụ cho công việc của mình. Danh saùch một s AutoFill coù saün Các giá trị khởi đầu Chuỗi sau khi mở rộng 1, 2, 3 4, 5, 6 9:00 10:00, 11:00, 12:00 Mon Tue, Wed, Thu
46. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 45 Monday Tuesday, Wednesday, Thursday Jan Feb, Mar, Apr Jan, Apr Jul, Oct, Jan Jan-99, Apr-99 Jul-99, Oct-99, Jan-00 15-Jan, 15-Apr 15-Jul, 15-Oct 1999, 2000 2001, 2002, 2003 1-Jan, 1-Mar 1-May, 1-Jul, 1-Sep,… Qtr3 (or Q3 or Quarter3) Qtr4, Qtr1, Qtr2,… Product 1, On backorder Product 2, On backorder, Product 3, On backorder,… Text1, textA text2, textA, text3, textA,… 1st Period 2nd Period, 3rd Period,… Product 1 Product 2, Product 3,… Bạn mu n điền các s lẻ trong khoảng từ 1 đ n 25 vào cột A bạn làm như sau: B1. Ch n ô đầu tiên A1 và nhập vào s 1 B2. Ch n ô ti p theo A2 nhập vào s 3 (bước nhảy bằng 3-1 = 2, Excel sẽ cộng s 2 vào ô chứa s lẻ trước đó để có được s lẻ k ti p). B3. Ch n hai ô A1:A2, di chuyển chuột xu ng dấu vuông nhỏ màu đen (Fill handle) ở góc dưới bên phải vùng ch n cho chuột bi n thành dấu cộng màu đen. B4. Giữ trái chuột kéo xu ng phía dưới cho đ n khi hiện s 25 thì dừng lại.
47. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 46 Khi bạn mu n điền t động (sao chép) dữ liệu hay công thức của ô hiện hành cho các ô bên trái, bên phải, phía trên hay bên dưới nó thì bạn làm theo các cách sau: 1. Ch n ô hiện hành đang chứa dữ liệu hay công thức cần sao chép, sau đó giữ Fill handle và kéo theo hướng bạn cần (lên, xu ng, trái hay phải). Khi đó dữ liệu hay biểu thức sẽ được sao chép. 2. Ch n ô chứa dữ liệu (hay công thức) cần sao chép và tất cả các ô cần sao dữ liệu đ n, sau đó vào Home nhóm Editing Fill ch n hướng phù hợp (Down, Right, Up, Left). T tạo danh sách AutoFill bạn vào nút Office Excel Options Popular trong phần trong phần Top options for working with Excel ch n Edit Custom Lists hộp thoại Custom Lists hiện ra. Tại đây, bạn hãy nhập vào danh sách trong khung List entries, sau khi nhập xong nhấn nút Add để thêm vào Custom lists và kể từ lúc này bạn có thể sử dụng chức năng AutoFill với danh sách t tạo của bạn. Mu n xóa một danh sách thì bạn chỉ cần ch n danh sách đó và nhấn nút Delete. N u mu n hiệu chỉnh danh sách thì ch n danh sách đó và hiệu chỉnh trong ô List entries, sau khi hiệu chỉnh xong nhấn nút Add. Sử dụng chức năng Automatic Completion Chức năng Automatic Completion giúp bạn nhập các chuỗi văn bản gi ng nhau ở các ô được nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, chức năng này đôi khi cũng làm bạn khó chịu, để bật tắt bạn
48. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 47 vào nút Office Excel Options ch n Tab Advance tại Editing options Enable AutoComplete for cell values. Sử dụng chức năng AutoCorrect AutoCorrect giúp bạn sửa các lỗi chính tả nhập liệu khi nhập bằng ti ng Anh, ngoài ra nó còn giúp nhập nhanh các ký hiệu hay các đoạn văn bản lặp đi lặp lại. Chúng ta có thể thêm vào các cụm từ mà chúng ta thường hay dùng vào danh sách của AutoCorrect. Để thêm tử vào danh sách AutoCorrect làm theo các bước sau: B1. Ch n nút Office Excel Options Proofing AutoCorrect Options B2. Tại Tab AutoCorrect ch n Replace text as you type thì chức năng này mới có tác dụng B3. Trong hộp Replace gõ cụm từ thường hay gõ sai (hoặc gõ vào mã t c ký) B4. Trong hộp With gõ cụm từ đúng vào (hoặc gõ vào nguyên bản của mã t c ký) B5. Nhấn nút Add để thêm vào danh sách
50. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 49 Định dạng văn bản và s Khi cần các định dạng phức tạp hơn mà trên thanh Ribbon không có nút lệnh thì bạn truy cập vào hộp thoại Format Cells: Ch n Home nhóm Cells Format Format Cells… Giải thích hộp thoại Format Cells
51. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 50 Định dạng Mô tả Tab Number Category Danh sách các loại định dạng s , giá trị Sample Hiển thị định dạng của giá trị trong ô hiện hành theo các định dạng bạn ch n Decimal places T i đa có thể có 30 s sau dấu thập phân, chỉ áp dụng cho dạng Number, Currency, Accounting, Percentage, và Scientific. Use 1000 Separator (,) Ch n ô này n u mu n có dấu phân cách giữa hàng nghìn, triệu, tỷ…chỉ áp dụng cho dạng Number Negative numbers Ch n loại định dạng thể hiện cho s âm, chỉ áp dụng cho dạng Number và Currency. Symbol Ch n loại ký hiệu tiền tệ, chỉ áp dụng cho dạng Currency và Accounting Type Ch n kiểu hiển thị phù hợp cho giá trị , chỉ áp dụng cho các dạng Date, Time, Fraction, Special, và Custom. Locale (location) Ch n loại ngôn ngữ khác để áp dụng định dạng giá trị, chỉ áp dụng cho các dạng Date, Time, và Special. Tab Alignment Text alignment Horizontal Có các l a ch n dùng để canh chỉnh nội dung ô theo chiều ngang. Mặc định Excel canh lề trái cho văn bản, lề phải cho giá trị , các giá trị luận lý và các lỗi được canh giữa. Vertical Có các l a ch n dùng để canh chình nội dung theo chiều d c. Mặc định Excel canh lề dưới cho văn bản. Indent Thụt đầu các dòng nội dung của ô.
55. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 54 B2. Ch n Home Alignment ch n Wrap Text ( ). N u dòng không t động mở rộng là do ô bị thi t lập chiều cao c định, bạn vào Home Cells Format tại Cells Size ch n AutoFit Row Height Xoay chữ (Orientation) B1. Ch n các ô cần xoay chữ A1:D1 B2. Ch n Home nhóm Alignment Orientation Angle Counterclockwise Định dạng khung (border) Kẽ đường bao xung quanh vùng B2:E18 đậm, có đường phân cách giữa các ô bằng nét mãnh và màu tất cả đường kẽ là màu đỏ. B1. Ch n danh sách cần kẽ khung B2:E18 B2. Ch n Home nhóm Cells Format Ch n Format Cells B3. Vào Tab Border, ch n màu là Red ( ) tại Color B4. Ch n Style là nét đậm , sau đó ch n nút Outline tại Preset B5. Ch n Style là nét mảnh , sau đó ch n nút Inside tại Preset B6. Nhấn OK hoàn tất
56. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 55 Hiệu ứng tô nền ô (Fill effect) B1. Ch n vùng cần tô màu nền B2:E18 B2. Ch n Home nhóm Cells Format Ch n Format Cells B3. Vào Tab Fill Ch n Fill Effects… B4. Ch n các màu cần ph i hợp: Color 1 (ví dụ là màu vàng Yellow) và Color 2 (Blue) B5. Ch n Shading styles là Vertical và ch n kiểu thứ 3 B6. Nhấn OK hai lần để hoàn tất.
57. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 56 Tự động định dạng có điều kiện. Với Excel 2010 định dạng có điều kiện sẽ giúp bạn chỉ ra các mẫu trong dữ liệu và sử dụng rất đơn giản. Chỉ cần đánh dấu một nhóm các ô và kích vào Conditional Formatting trên ribbon Home. Khi đưa chuột trên những l a ch n, bạn sẽ thấy preview của nó ngay lập tức. Có thể gán cho mỗi ô một màu để phán ảnh thứ hạng của nó trong toàn bộ dải các giá trị, thêm một thanh dữ liệu trong su t phản ánh giá trị của ô… Cách thức ti n hành này cho phép đơn giản hơn rất nhiều so với s phức tạp trong hộp thoại Conditional Formatting của Excel 2003.
58. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 57 Bảng và định dạng bảng (table) Excel thi t lập sẵn rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng và còn hỗ trợ tạo thêm các biểu mẫu mới. Excel chỉ cho phép xóa các biểu mẫu t tạo thêm và cho phép xóa định dạng bảng. Ngoài ra ta có thể hiệu chỉnh định dạng bảng khi cần thi t. Áp định dạng bảng cho danh sách và chuyển danh sách thành bảng B1. Ch n danh B2:E18 B2. Ch n Home nhóm Styles ch n Format As Table B3. Cửa sổ Style liệt kê rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng, ch n một trong các biểu mẫu. Ví dụ ch n mẫu Light số 9 B4. Cửa sổ Format As Table hiện lên nhấn OK để xác nhận. Để tạo mẫu mới thì tại bước 3 ch n New Table Style…, sau đó đặt tên cho biểu mẫu mới và nhấn Format để ch bi n biểu mẫu. Mu n xóa một mẫu t tạo thì vào Home Style Format As Table, tại phần Custom nhấp phải chuột lên biểu mẫu và ch n Delete. Các tùy ch n hiệu chỉnh bảng có ở Table Tools Tab Design trên thanh Ribbon
59. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 58 Xóa kiểu định dạng bảng đang áp dụng và chuyển bảng về danh sách Để xóa một kiểu định dạng bảng đang áp dụng, trước tiên hãy ch n bảng, tại Tab Design vào nhóm Table Styles ch n More ( ) ch n Clear. Đ n lúc này vùng ch n vẫn còn là bảng do vậy nó có các tính năng của bảng. Để chuyển một bảng về thành danh sách thì ch n bảng, sau đó vào Tab Design, tại nhóm Tools ch n Convert to Range.
60. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 59 Sử dụng mẫu định dạng tài liệu (Document Themes) Các mẫu tài liệu d ng sẵn giúp người sử dụng tạo nên các tài liệu có dáng vẽ chuyên nghiệp và rất dễ sử dụng. Các biểu mẫu tài liệu được thi t k sẵn với nhiều màu, font chữ, hình ảnh, đồ thị,… với nhiều hiệu ứng đẹp mắt. Ngoài ra chúng ta còn có thể hiệu chỉnh và ch bi n các mẫu này. Để áp dụng biểu mẫu tài liệu bạn vào ch n nhóm Page Layout Themes Ch n một biểu mẫu từ danh sách. Có thể hiệu chỉnh biễu mẫu: vào Colors để ch n lại màu, vào Fonts để ch n lại kiểu Font và vào Effects để ch n lại hiệu ứng. Lưu ý bảng phải áp dụng Style thì mới có tác dụng. Tạo biểu mẫu mới Colors và Font bạn vào Page Layout Themes ch n Colors ch n Create New Themes Colors hay Page Layout Themes ch n Fonts ch n Create New Themes Fonts. Nhớ lưu lại (Save) sau khi tạo. Khi đổi kiểu mẫu khác đồng loạt các đ i tượng được áp dụng biểu mẫu thay đổi định dạng và không bị thay đổi nội dung.
61. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 60 2.3 Tìm và thay thế dữ liệu Để tìm dữ liệu hoặc tìm và thay th dữ liệu: * Kích nút Find & Select trên nhóm Editing của tab Home * Ch n Find hoặc Replace
62. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 61 * Hộp thoại Find and Replace xuất hiện, nhập từ mu n tìm trong mục Find What (n u bạn ch n Find ở bước trên) hoặc nhập từ mu n tìm trong mục Find What và từ thay th trong mục Replace with (n u bạn ch n Replace ở bước trên). * Kích nút Options để tìm thêm các tùy ch n 2.4 Sắp xếp và lọc dữ liệu Sort (sắp xếp) và Filter (lọc) là những tính năng cho phép bạn thao tác dữ liệu trong một bảng tính được thi t lập d a trên các tiêu chuẩn. Sắp xếp Để th c hiện một sắp x p theo chiều tăng dần hay giảm dần trên một cột:
63. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 62 * Đánh dấu các ô mu n được sắp x p * Kích nút Sort & Filter trên tab Home * Kích nút Sort Ascending (A-Z) hay Sort Descending (Z-A) Tùy chỉnh sắp xếp Để sắp x p nhiều hơn một cột: * Kích nút Sort & Filter trên tab Home * Ch n cột mà bạn mu n sắp x p đầu tiên * Kích Add Level * Ch n cột ti p theo bạn mu n sắp x p * Kích OK
64. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 63 Lọc dữ liệu Bộ l c cho phép bạn chỉ hiển thị dữ liệu mà đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định. Để sử dụng bộ l c: * Kích vào cột hoặc ch n các cột chứa dữ liệu mà bạn mu n l c * Trên tab Home, kích Sort & Filter * Kích nút Filter * Kích vào mũi tên phía dưới ô đầu tiên * Kích Text Filter * Kích Words bạn mu n l c Nhấn chuột vào đây để xem ảnh g c
65. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 64 * Để không áp dụng bộ l c, kích nút Sort & Filter * Kích Clear
66. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 65 Chương 3: Giới Thiệu Và Sử Dụng Các Hàm 3.1 Giới thiệu công thức và hàm: Giới thiệu công thức (Formula) Công thức giúp bảng tính hữu ích hơn rất nhiều, n u không có các công thức thì bảng tính cũng gi ng như trình soạn thảo văn bản. Chúng ta dùng công thức để tính toán từ các dữ liệu lưu trữ trên bảng tính, khi dữ liệu thay đổi các công thức này sẽ t động cập nhật các thay đổi và tính ra k t quả mới giúp chúng ta đỡ t n công sức tính lại nhiều lần. Vậy công thức có các thành phần gì? Công thức trong Excel được nhận dạng là do nó bắt đầu là dấu = và sau đó là s k t hợp của các toán tử, các trị s , các địa chỉ tham chi u và các hàm. Ví dụ: Ví dụ về công thức Các toán tử trong công thức Toán tử Chức năng Ví dụ Kết quả + Cộng =3+3 3 cộng 3 là 6 – Trừ =45-4 45 trừ 4 còn 41 * Nhân =150*.05 150 nhân 0.50 thành 7.5 / Chia =3/3 3 chia 3 là 1 ^ Lũy thừa =2^4 =16^(1/4) 2 lũy thừa 4 thành 16 Lấy căn bậc 4 của 16 thành 2
69. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 68 Hàm thông tin: Cell, Thông tin, IsNa,… Hàm luận lý: If, And, Or,… Hàm tham chi u và tìm ki m: Choose, Vlookup, OffSet,… Hàm toán và lượng giác: Log, Mmult, Round,… Hàm th ng kê: Stdev, Var, CountIf,… Hàm văn bản: Asc, Find, Text,… Chúng ta sẽ cùng nghiên cứu cách sử dụng từng hàm trong các nhóm hàm trên ở các phần sau. Nhập công thức và hàm Nhập công thức trong Excel rất đơn giản, mu n nhập công thức vào ô nào bạn chỉ việc nhập dấu = và sau đó là s k t hợp của các toán tử, các trị s , các địa chỉ tham chi u và các hàm. Bạn có thể nhìn vào thanh Formula để thấy được tr n công thức. Một điều h t sức lưu ý khi làm việc trên bảng tính là tránh nhập tr c ti p các con s , giá trị vào công thức mà bạn nên dùng đ n tham chi u. Ví dụ: Minh h a dùng tham chi u trong hàm Trong ví dụ trên, ở đ i s thứ nhất của hàm NPV chúng ta không nhập tr c suất chi t tính 10% vào hàm mà nên tham chi u đ n địa chỉ ô chứa nó là I2, vì n u lãi suất có thay đổi thì ta chỉ cần nhập giá trị mới vào ô I2 thì chúng ta sẽ thu được k t quả NPV mới ngay không cần phải chỉnh sửa lại công thức. Giả sử các ô C2:G2 được đặt tên là DongTien, và ô I2 đặt tên là LaiSuat (Xem lại cách đặt tên vùng ở bài s 1) thì trong quá trình nhập công thức bạn có thể làm như sau: B1. Tại ô B4 nhập vào =NPV( B2. Nhấn F3, cửa sổ Paste Name hiện ra B3. Ch n LaiSuat và nhấn OK
71. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 70 Hộp thoại Insert Function Tham chiếu trong công thức Các tham chi u sử dụng trong công thức giúp cho chúng ta khỏi t n công sửa chữa các công thức khi các giá trị tính toán có s thay đổi. Có 3 loại tham chi u sau: Tham chi u địa chỉ tương đ i: Các dòng và cột tham chi u sẽ thay đổi khi chúng ta sao chép hoặc di dời công thức đ n vị trí khác một lượng tương ứng với s dòng và s cột mà ta di dời. Ví dụ A5:B7, C4 Tham chi u địa chỉ tuyệt đ i: Các dòng và cột tham chi u không thay đổi khi ta di dời hay sao chép công thức. Ví dụ $A$5:$B$7, $C$4 Tham chi u hỗn hợp: Ph i hợp tham chi u địa chỉ tương đ i và tuyệt đ i. Ví dụ A$5 nghĩa là cột A tương đ i và dòng 5 tuyệt đ i. Lưu ý: Dấu $ trước thứ t cột là c định cột và trước thứ t dòng là c định dòng. Nhấn phím F4 nhiều lần để (tuyệt đ i) c định/ bỏ c định dòng hoặc cột. Nhấn phím F4 nhiều lần để (tuyệt đối) cố định/ bỏ cố định dòng hoặc cột. Ví dụ: Tính thành tiền bằng S lượng nhân Giá. Đổi sang giá trị Thành tiền sang VND. Tính tổng các cột Thành tiền và cột VND.
Hướng Dẫn Sử Dụng Iphone Cho Người Mới Sử Dụng
Hướng dẫn sử dụng iPhone cho người mới sử dụng iPhone lần đầu. Một số thủ thuật nhỏ giúp bạn chinh phục siêu phẩm iPhone.
Sổ tay cơ bản cho người mới sử dụng iPhone
1. Cách tắt máy và Khởi động iPhone
Để tắt máy bạn bấm và giữ nút Power (nút ở trên đầu, góc phải) trong vài giây cho đến khi màn hình xuất hiện mủi tên “Slide to power off”, và bạn dùng tay kéo ngang mủi tên này để tắt máy. Khởi động lại máy tức là tắt máy rồi ấn nút Power trong khoảng 2 giây một lần nữa để bật trở lại.
2. Cách chỉnh múi giờ cho phù hợp với giờ Việt Nam
Việc xác định múi giờ (Time Zone) sẻ giúp cho iPhone biết được chính xác khu vực bạn đang sử dụng điện thoại để điều chỉnh giờ giấc và các cấu hình cho các ứng dụng Internet. Nếu bạn không muốn iPhone tự động xác nhận múi giờ bạn có thể tự điều chỉnh cho thích hợp. Cách điều chỉnh như sau:
Bấm vào Settings – General – Date & Time, chổ Set Automatically chọn OFF, chổ Time Zone gõ vào Vietnam và chọn Thanh Pho Ho Chi Minh/ Ha Noi. Nhấn nút Date & Time để trở về. Bên dưới vùng Calendar chổ Time Zone Support chọn ON, chổ Time Zone tương tự như trên ta chọn Thanh Pho Ho Chi Minh hay Ha Noi, chỉnh giờ lại ở khu vực Date & Timebên trên nếu cần thiết. Bấm nút Home để trở về.
3. Kết nối WiFi để vào mạng
Bấm vào biểu tượng Settings, bấm tiếp vào WiFi. Dòng WiFi bên phải bấm vào nút bật lên ON, iPhone sẽ tự tìm danh sách mạng WiFi xung quanh mình, bạm bấm vào một mạng trong danh sách này để kết nối. Nếu kết nối có yêu cầu nhập Password thì bạn nhập vào sau đó nhấn nút Home (nút bên dưới cùng) để trở về màn hình chính và bắt đầu sử dụng các ứng dụng Internet.
4. Kết nối vào mạng GPRS ở Việt Nam để sử dụng Internet
Kết nối vào mạng GPRS thì khi không có WiFi bạn chạy ứng dụng nào cần vào Internet thì iPhone tự động dùng kết nối GPRS để vào Internet. Lưu ý là vào Internet qua GPRS mất khá nhiều tiền nên nếu không cần thiết bạn không cần phải cài đặt kết nối này. Cách cài đặt như sau:Bấm vào Settings – General – Network – EDCellular Data Network và nhập vào các thông số sau đây tương ứng với mạng của bạn đang sử dụng: VinaPhone:
Nhập xong, bấm nút Home để trở về. Từ đây khi không có WiFi iPhone sẻ tự kết nối GPRS để vào Internet (trên thanh trạng thái kế tên Mạng sẻ có biểu tượng chữ E nếu bạn vào Internet mà không có Wifi).
5. Đồng bộ dữ liệu trên iPhone với máy vi tính (Danh bạ, tài khoản Email, Bookmark, hình ảnh, nhạc phim)
Sau các bước cơ bản thực hiện trên chiếc điện thoại là lúc bạn tiến hành chuyển các dữ liệu có sẳn từ máy vi tính (hay từ các điện thoại khác) sang iPhone. Trong giới hạn bài viết này tôi chỉ minh họa các thao tác thực hiện trên hệ điều hành Windows, nếu bạn dùng MAC OS X bạn có thể làm theo với các thao tác tương tự hay tham khảo một số bài chia sẻ kinh nghiệm trong diễn đàn chúng tôi này. Chuẩn bị:
Dây cáp USB kết nối máy tính với iPhone.
Download phần mềm iTunes mới nhất và cài đặt iTunes trên máy tính.
Chắc chắn rằng các dữ liệu như Danh bạ, Lịch làm việc đã có sẳn trong Outlook, Outlook Express, hay Mac Address Book, Entourage (Nếu đang nằm trên điện thoại cũ của bạn thì bạn phải tìm cách đồng bộ sang các ứng dụng này rồi mới tiến hành thực hiện).
Chạy phần mềm iTunes trên máy tính. (Nếu chưa cài download về cài )
Kết nối iPhone với máy tính bằng dây cáp USB.
Khi kết nối xong, iTunes sẻ tự phát hiện iPhone và cột bên trái của chương trình iTunes sẻ xuất hiện mục iPhone. Lưu ý tại bước đầu tiên này sau khi iTunes phát hiện iPhones nếu iPhones của bạn đang sử dụng phiên bản cũ hơn hiện tại, iTunes có thể hỏi bạn có muốn nâng cấp lên Firmware mới nhất không? Bạn PHẢI CHỌN KHÔNG (NO).
Sau thao tác trên bạn sẽ được nhìn thấy trạng thái tương tự như sau
Đặc biệt đối với Photo, Music và Movie bạn còn có quyền chọn lựa thư mục (đối với Photo), tập tin (đối với Movie) và Playlist (đối với nhạc) để chuyển sang iPhone.
6. Cách chụp màn hình (Screenshot) trên iPhone/iPod Touch
Một ngón tay bấm và giữ nút Home, ngón tay khác bấm nút Power để chụp (nghe cái bụp là chụp thành công).
7. Cách di chuyển, sắp xếp biểu tượng (icon) ứng dụng trên màn hình iPhone
Các ứng dụng cài vào thường có 1 biểu tượng trên màn hình chính của iPhone. Chúng ta có thể di chuyển, đổi chổ chúng từ chổ này sang chổ khác, hoặc từ trang ngày sang trang khác. Cách làm như sau:
Chuyển sang chế độ kéo thả icon bằng cách dùng ngón tay đè lên một icon bất kỳ cho đến khi tất cả cái icon khác nhúc nhít và xuất hiện dấu x như hình sau đây:
Bấm vào dấu x sẽ xóa đi ứng dụng đó ra khỏi iPhone.
8. Mẹo gõ phím nhanh với iPhone Đối với những người đã quen sử dụng bàn phím thật trên điện thoại thì việc gõ phím trên iPhone khá là khó khăn. Nhưng thực ra bàn phím ảo của iPhone cũng được thiết kế khá tiện lợi với nhiều tính năng thông minh, chỉ cần bạn cố gắng tập những thói quen gõ phím một cách khoa học thì chắc chắn bạn sẽ có thể thao tác nhanh nhẹn trên chiếc điện thoại này.
1. Hãy thả lỏng những ngón tay của bạn, hãy để chúng thật thoải mái và linh hoạt, càng căng cứng bạn sẽ càng dễ gõ sai và chậm hơn.
2. Đối với những người thường sử dụng tiếng Anh thì hãy để chức năng Auto-Correct ở chế độ ON. Chức năng này sẽ giúp bạn sửa những lỗi mà bạn gặp phải khi gõ. Còn đối với những người sử dụng tiếng Việt thì hãy tắt chức năng này, nó sẽ gây rắc rối cho bạn đấy.
3. Khi gõ hãy để ngón tay lướt trên mặt màn hình iPhone, đừng gõ nhát một và dùng nhiều lực. Cảm ứng của iPhone là loại đa chạm và khá nhạy, chỉ cần bạn chạm nhẹ là đã có hiệu lực rồi.
5. Khi gõ tiếng Anh, đối với những từ như “don’t” hay “won’t” thì đừng quan tâm tới dấu lược (dấu phẩy ở trên), hãy cứ gõ “dont” hay “wont”, iPhone sẽ tự sửa lỗi này, tất nhiên chức năng Auto-Correct phải đang ở chế độ ON.
6. Ngoài ra còn có một số thủ thuật nhỏ như nhấp đúp vào phím SHIFT (hình mũi tên) để bật chức năng Caps Lock (chuyển chức năng Enable Caps Lock sang chế độ ON trong phần Settings); nhấp đúp phím Space Bar để đặt dấu chấm câu…
7. Hãy truy cập vào trang web http://www.iphonetypingtest.com từ iPhone để luyện gõ phím và kiểm tra tốc độ gõ của bạn.
Hãy kiên nhẫn và chịu khó luyện tập, biết đâu bạn sẽ có thể gõ phím trên iPhone nhanh hơn cả trên các loại điện thoại thông thường
Hướng Dẫn Sử Dụng Android Studio Cho Người Mới
Có nhiều cách để lập trình Android, trong đó, công cụ chính thống và hiệu quả nhất là Android Studio. Đây là IDE (Integrated Development Environment) chính thức cho nền tảng Android do Google phát triển và được dùng để tạo ra phần lớn ứng dụng bạn có thể sử dụng hàng ngày.
Android Studio được giới thiệu lần đầu tiên tại hội nghị Google I/O năm 2013. Năm 2014, nó chính thức phát hành sau hàng loạt phiên bản thử nghiệm. Trước đó, lập trình Android chủ yếu qua Eclipse IDE – một Java IDE thông dụng hỗ trợ đa ngôn ngữ lập trình.
Android Studio biến công việc phát triển ứng dụng trở nên dễ dàng hơn đáng kể so với phần mềm không chuyên, thế nhưng, bạn vẫn cần phải tìm hiểu một chút nếu muốn có trải nghiệm Android Studio thoải mái và mượt mà. Đối với người mới, Android Studio có rất nhiều thứ bạn cần phải học. Bạn có thể tìm thấy vô số thông tin có sẵn trên Internet, qua kênh chính thức… Tuy nhiên, chúng có thể đã lỗi thời hoặc quá nhiều khiến bạn thấy choáng ngợp.
Bài viết này sẽ giải thích ngắn gọn Android Studio là gì và điểm qua các tính năng cơ bản cần thiết để bắt đầu “hành trình” phát triển Android.
Android Studio là gì?
Nhiệm vụ của Android Studio là cung cấp môi trường tạo ứng dụng và xử lý hậu kỳ các công cụ quản lý file phức tạp. Android Studio sử dụng ngôn ngữ lập trình Java và nó được cài đặt riêng trên thiết bị của bạn. Hiểu đơn giản, Android Studio là nơi bạn viết, chỉnh sửa, lưu dự án và các file trong đó. Đồng thời, phần mềm cũng cấp quyền cho bạn truy cập Android SDK hay “Software Development Kit”.
Hãy nghĩ nó như một phần mở rộng của code Java, cho phép ứng dụng bạn tạo chạy mượt mà trên các thiết bị Android cũng như tận dụng lợi thế phần cứng gốc. Bạn cần Java để viết chương trình, Android SDK để làm chương trình chạy trên Android và Android Studio có nhiệm vụ kết nối chúng lại với nhau. Đồng thời, Android Studio còn kích hoạt chạy code qua trình giả lập hoặc một phần cứng kết nối thiết bị. Sau đó, bạn có thể “gỡ lỗi” chương trình khi nó chạy và nhận phản hồi giải thích lỗi crash… Nhờ đó, vấn đề sẽ được giải quyết nhanh chóng hơn.
Google đã nỗ lực rất nhiều để biến Android Studio thành phần mềm lập trình chuyên nghiệp và hữu ích nhất có thể. Nó hỗ trợ gợi ý trực tiếp trong khi code và thường đề xuất thay đổi sửa lỗi cần thiết hoặc làm code của bạn hiệu quả hơn. Nếu không dùng biến, phần mềm sẽ tô biến đó bằng màu xám. Nếu bạn bắt đầu gõ code, Android Studio sẽ cung cấp một danh sách gợi ý tự động hoàn thiện code. Tính năng tuyệt vời này cực hữu dụng trong trường hợp bạn không nhớ chính xác cú pháp hoặc muốn tiết kiệm thời gian.
Cài đặt
Bắt đầu một dự án
Sau đó, chọn loại hoạt động (Activity) bạn muốn. Activity là “màn hình” thực sự của một ứng dụng. Trong một số trường hợp, nó sẽ là toàn bộ ứng dụng hoặc nằm trong những thành phần khác. Ứng dụng của bạn có thể chuyển từ màn hình này sang màn hình bên cạnh. Bạn thoải mái bắt đầu dự án mới mà không cần activity (chọn Add No Activity) nhưng chắc chắn bạn sẽ luôn muốn nó vì dễ dàng bắt đầu công việc hơn với một mẫu ứng dụng trống.
Thường bạn sẽ chọn ” Basic Activity“. Nó sở hữu giao diện Android mặc định và trông như một ứng dụng mới. Lựa chọn này bao gồm một menu nằm ở góc phải phía trên cùng nút Floating Action Button(FAB) – lựa chọn thiết kế mà Google đang khuyến khích sử dụng. ” Empty Activity” tương tự như vậy nhưng không có thêm Chrome.
Tất cả những file này là gì?
“Code” chính là file Java có cùng tên hoạt động bạn chọn. Mặc định, nó là chúng tôi nhưng bạn có thể đổi tên nó ở lần đầu tiên thiết lập dự án. Đây là nơi bạn nhập script Java và xác định hành vi ứng dụng.
Tuy nhiên, bố cục thực tế của ứng dụng lại được xử lý ở phần code khác. Code này là file activity_main.xml. XML là một ngôn ngữ đánh dấu xác định bố cục tài liệu như HTML tạo web. Nó không thực sự là “lập trình” nhưng là một loại code.
” setContentView(R.layout.activity_main); “
Điều này đơn giản nói cho Android Studio biết rằng activity_main.xml sẽ tạo bố cục cho nó. Điều này cũng có nghĩa, về mặt lý thuyết, bạn có thể sử dụng cùng file xml để thiết kế bố cục cho 2 class Java khác nhau.
Một số trường hợp có nhiều hơn một file xml mô tả các khía cạnh trình bày hoạt động khác nhau. Ví dụ, nếu chọn ” Basic Activity” thay vì ” Empty Activity“, bạn sẽ có một activity_main.xml thiết lập vị trí FAB, các nhân tố UI khác và content_main.xml thêm nội dung vào giữa màn hình. Cuối cùng, bạn có thể thêm ” view ” (các nhân tố như nút bấm, text box và danh sách). Một vài trong số chúng cũng có thể bao gồm bố cục XML riêng.
Khám phá công cụ
Chúng ta đều biết ưng dụng Android được hợp thành bởi nhiều file khác nhau. Nhiệm vụ của Android Studio là lưu giữ tất cả chúng ở cùng một vị trí. Cửa sổ chính bên phải màn hình hiển thị từng scrip và file, các tab dọc theo phía trên cho phép chuyển đổi cửa sổ đang mở.
Nếu muốn mở hoạt động mới, hãy di chuyển tới khu vực phân cấp file bên trái. Tại đây, bạn sẽ thấy tất cả thư mục và các thư mục bên trong chúng. File Java nằm trong java, tiếp đến là tên gói ứng dụng. Nhấp đúp vào MainActivity.Java, nó sẽ hiện ở phía trên cửa sổ bên phải.
Khi chỉnh sửa file XML, bạn có thể chú ý tới 2 tab bên dưới. Chúng cho phép bạn chuyển đổi giữa trình xem ” Text” và ” Design“. Ở Text, bạn có thể thay đổi code XML trực tiếp bằng cách thêm và chỉnh sửa các dòng. Ở Design, bạn có thể thêm, di chuyển, kéo các nhân tố riêng lẻ xung quanh màn hình và xem chúng trông như thế nào. Trình xem Text có cửa sổ Preview hiển thị hình ảnh bạn đang tạo.
Nhiều loại file hơn
Thư mục hữu ích khác là ” res“, viết tắt của “resources”, bao gồm cả ” drawables ” (ảnh nằm trong ứng dụng) cùng “layout” chứa file XML. Mọi thứ nằm trong thư mục nguồn cần viết bằng chữ thường. Đó là lí do vì sao dấu gạch dưới được sử dụng trong rất nhiều để tách tên tệp thành tiêu đề dễ đọc trong trường hợp thiếu camelCase.
” Values ” cũng là thư mục hữu ích để khám phá. Nó bao gồm nhiều file xml hơn. Những file này chứa các giá trị biến như tên ứng dụng, giá trị màu sắc…
chúng tôi là file quan trọng khác, nằm trong thư mục ” manifests “. Nó có nhiệm vụ xác định thông tin quan trọng về ứng dụng như hoạt động bao gồm, tên hiển thị, yêu cầu quyền truy cập…
Làm quen Gradle
Android Studio cố gắng giữ mọi thứ thân thiện và đơn giản với người dùng bằng cách cung cấp tất cả các công cụ, tính năng cần thiết tại cùng một nơi. Mọi thứ chỉ phức tạp hơn khi bạn cần tương tác với những nhân tố này.
Thỉnh thoảng, Android Studio hay đề cập tới ” Gradle“. Về cơ bản, đây là “công cụ tự động xây dựng” giúp Android Studio biến tất cả những file khác nhau thành một APK duy nhất. Bạn có thể thoát Gradle để làm điều đó mọi lúc nhưng đôi khi, bạn sẽ cần “nhảy” vào file build.gradle nếu muốn thêm một ” dependency ” cho các tính năng cao cấp mới vào ứng dụng.
Gỡ lỗi, thiết bị ảo và quản lý SDK
Khi đã sẵn sàng chạy thử ứng dụng, bạn có hai lựa chọn: chạy trên thiết bị vật lý hoặc tạo thiết bị ảo để kiểm tra ứng dụng.
Bạn sẽ nhận được một tin nhắn thông báo Gradle build đang chạy (nghĩa là code của bạn đang được dựng thành ứng dụng hoàn chỉnh), sau đó, nó sẽ “sống” trên thiết bị của bạn. Hoạt động này giờ đã nhanh hơn trước nhờ tính năng Instant Run.
Bạn cũng có thể chuyển tab màn hình và xem thông tin hữu ích như sử dụng CPU…. Android Device Monitor thêm một bước giám sát, cho phép bạn cùng lúc theo dõi mọi thứ, hoàn toàn trên UI tiện dụng.
Quản lý AVD
Nếu không sở hữu một thiết bị Android, có thể bạn sẽ không bao giờ nghĩ tới chuyện phát triển ứng dụng chạy trên nó. Tuy nhiên, một trong những thách thức lớn nhất khi lập trình Android là phân mảnh. Nói cách khác, nếu điều đó xảy ra, ứng dụng bạn tạo sẽ không hoạt động tốt trên thiết bị từ đời cũ, cấu hình thấp tới 10 inch, 15 inch…
Đây là nơi “Android Virtual Device” xuất hiện. Về cơ bản, nó là một trình giả lập bạn có thể sử dụng để bắt chước giao diện, hiệu suất của thiết bị Android bất kỳ cùng cài đặt như kích thước màn hình, năng suất, phiên bản…
Sau đó, bạn sẽ chọn phần cứng và nền tảng Android bạn muốn nó chạy. Nếu phiên bản Android bạn muốn chạy chưa tải được, tùy chọn này sẽ hiển thị bên cạnh nó.
Khi đã thiết lập một vài thiết bị sử dụng, sau đó, bạn có thể chọn một trong số chúng để chạy ứng dụng và gỡ lỗi y hệt như trên thiết bị vật lý. Tuy nhiên, lưu ý rằng bạn sẽ cần cấu hình chúng một chút.
Ở ví dụ này, ứng dụng tự tạo không thể chạy trên Surface Pro 3, nhưng trên MSI GT72VR 6RE, nó có thể chạy ở chế độ tăng tốc khá nhanh. Trên các trình giả lập khác cũng có thể như vậy, thậm chí, bạn hoàn toàn có khả năng truy cập Play Store để tải nó. Nếu có phần cứng, đây là một cách khả thi để chạy một số ứng dụng trên PC chạy Windows!
Trình quản lý SDK
Đăng ký APK
Một thông báo nhắc bạn tạo hoặc nhập Key. Đây là một hình thức chứng nhận xác thực chứng minh APK upload là ứng dụng bạn đang nói tới. Điều này ngăn chặn kẻ xấu “hack” tài khoản Google Play của bạn, rồi upload lên một APK độc hại như một bản cập nhật của nó. Bạn cần giữ file này an toàn. Nếu không may bị mất, bạn không thể cập nhật lại nó. Hãy chọn “release” như loại build nếu muốn phát hành, rồi nhấp ” Finish “.
Bạn đang xem bài viết Hướng Dẫn Sử Dụng Microsoft Excel Cho Người Mới trên website Karefresh.com. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!