Cập nhật thông tin chi tiết về Cách Trộn Thư Dùng Bảng Excel mới nhất trên website Karefresh.com. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Trong Word, Mail Merge là một tính năng vô cùng hữu dụng. Khi kết hợp với Excel, nó giúp bạn gửi thư cho 1 danh sách người gửi với thông tin riêng cụ thể.
Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu trong Excel cho việc trộn thư.
Công đoạn quan trọng nhất trong quá trình trộn thư là thiết lập và chuẩn bị dữ liệu. Bạn sẽ dùng biểu mẫu trong Excel của bạn như cơ sở dữ liệu cho danh sách người nhận.
Tên cột trong bảng khớp với tên trường bạn muốn đưa vào trong thư trộn.
Mọi dữ liệu được trình bày trong trang đầu tiên của biểu mẫu.
Các giá trị phần trăm, tiền tệ hoặc mã điện tín phải được đặt đúng dạng trong biểu mẫu để Word có thể đọc đúng.
Mọi thay đổi hoặc bổ sung vào biểu mẫu phải được hoàn thành trước khi kết nối với văn bản trộn thư trong Word.
Bước 2: Bắt đầu việc trộn thư.
Đưa dữ liệu người nhận thư vào Word.
Trong Word, chọn File sau đó kích chuột vào Blank Document trong mục New.
Chọn Select Recipients, rồi Use an Existing List.
Nhấn vào biểu mẫu Excel bạn muốn, chọn Open.
Chọn Edit Recipient List.
Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, bỏ tích những tên người mà bạn không muốn gửi thư đến.
Bước 3: Đưa vào 1 trường trộn.
Bạn có thể đưa vào 1 hoặc nhiều trường lấy thông tin từ biểu mẫu vào văn bản của bạn.
Trong tab Mailings, nhóm Write & Insert Fields, chọn Address Block.
Trong hộp thoại Insert Address Block, chọn dạng tên hiện trên bì thư của người nhận.
Để đưa lời chào vào 1 bức thư thường hoặc thư điện tử.
Trong tab Mailings, nhóm Write & Insert Fields, chọn Greeting Line.
Trong hộp thoại Insert Greeting Line:
Dưới phần dạng Greeting line, thay đổi lời chào nếu cần thiết bằng cách chọn kiểu chào( Dear là dạng mặc đinh), cấu trúc tên của người nhận và dấu kết thúc câu.
Dưới phần Greeting line for invalid recipient names, chọn 1 tùy chọn trong danh sách lời chào.
Để đưa dữ liệu trong biểu mẫu vào 1 thư thường hoặc thư điện tử.
Trong tab Mailings, nhóm Write & Insert Fields, chọn Insert Merge Field.
Trong hộp thoại Insert Merge Field, dưới phần Fields, chọn 1 tên trường (chính là tên cột trong biểu mẫu của bạn), và chọn Insert. Lập lại bước này nhiều lần nếu cần, rồi chọn Close khi xong.
Bước 4: Duyệt lại và hoàn thành việc trộn thư.
Trong nhóm Finish, chọn Finish & Merge và kích chuột vào Print Documents hoặc Send Email Messages.
Bước 5: Lưu thư trộn của bạn.
Khi bạn lưu tài liệu trộn thư, nó sẽ luôn kết nối với nguồn dữ liệu. Bạn có thể tái sử dụng tài liệu này cho lần tiếp theo. Để làm được điều này, mở tài liệu trộn thư và chọn Yes khi Word gợi ý bạn giữ sự liên kết.
Dùng Tính Năng Trộn Thư
Phần cuối của loạt bài hướng dẫn sử dụng phần mềm văn phòng Microsoft Word 2003 đề cập đến cách sử dụng tính năng trộn thư (Mail Merge)
29. Trộn thư (Mail Merge) trong Word 2003
Tính năng trộn thư là một trong các tiện ích mà Word 2003 giúp người sử dụng giảm đáng kể thời gian xử lý văn bản trên máy tính. Cụ thể, Mail Merge sẽ chèn thông tin dữ liệu khác nhau vào một tài liệu văn bản cố định bằng cách kết hợp 2 nguồn thông tin làm 1.
Mail Merge đặc biệt hữu ích nếu như bạn muốn chèn thông tin như tên, tuổi, địa chỉ… trong danh sách để gửi thư mời, thư cảm ơn… Đầu tiên bạn cần chuẩn bị 2 tập tin văn bản riêng biệt trước khi trộn với nhau, một tập tin sẽ chứa dữ liệu dạng danh sách cần chèn vào mẫu (nhân viên, tên, tuổi…) tập tin còn lại sẽ chứa tài liệu (ví dụ mẫu thư báo, thư ngỏ…).
Có thể hiểu cách thức sử dụng Mail Merge thông qua sơ đồ như sau:
Để dễ hiểu, bài viết sẽ thực hiện một ví dụ thông dụng, đó là in thư mời cho toàn bộ khách hàng.
Thực hiện trộn thư:
3. Màn hình kế yêu cầu bạn chọn tập tin nào dùng làm tài liệu chính. Trong trường hợp bạn dùng tài liệu hiện hành thì chọn Use the current document và nhấp Next.
4. Màn hình kế tiếp bạn chọn nơi nhận, ở ví dụ này chúng ta sẽ tạo một danh sách mới nên bạn chọn vào Type a new list, xong nhấp vào Create…
Khi đó hộp thoại như hình dưới sẽ xuất hiện.
5. Hộp thoại này cho phép bạn nhập danh sách những trường nội dung cần đưa vào thư của bạn hàng loạt, nếu có các trường dư thừa, bạn xoá bằng cách chọn Customize…, hộp thoại Customize Address List chọn các mục trong Field Names và nhấp Delete để bỏ.
Xong nhấp OK, màn hình sẽ trở lại phần New Address List nhưng lần này đã được bỏ bớt thông tin không cần thiết, bạn nhập thông tin vào, nhập xong bạn nhấp New Entry để nhập tiếp, cứ thế lần lượt đến hết danh sách rồi chọn Close.
Hộp thoại xuất hiện yêu cầu bạn lưu tập tin, nhấp Save thì màn hình sẽ mở hộp thoại Mail Merge Recipients như sau:
6. Trong hộp thoại này thì các thông tin bạn đã nhập sẽ được thể hiện, nhấp OK để đồng ý. Tiếp theo bạn nhấp Next tại thanh Mail Merge, màn hình này sẽ cho bạn viết thư.
7. Tại đây bạn nhấp vào liên kết More items… để thêm các trường (fields) vào tài liệu, hộp thoại Insert Merge Field sẽ xuất hiện.
8. Tại đây bạn lần lượt chọn các dòng First Name, Last Name và Company Name rồi nhấn Insert, các Field được chèn sẽ có dạng sau trên màn hình soạn thảo.
Tiếp theo bạn nhấp Next ở thanh Mail Merge, màn hình soạn thảo sẽ chuyển các Field thành dữ liệu cho bạn xem trước, trên thanh Mail Merge sẽ hiện ra như sau:
Để xem trước nội dung, bạn nhấp nút qua phải trên thanh Mail Merge. Kết quả sẽ xuất hiện như hình:
Nhấp Next để tiếp tục.
9. Màn hình này thông báo Mail Merge đã sẵn sàng tạo trộn thư cho bạn, để chỉnh lại các thư bạn nhấp vào mục:
10. Lúc này hộp thoại Merge to New Document sẽ xuất hiện, bạn chọn All và nhấp OK.
Word 2003 sẽ mở ra một tài liệu mới có tiêu đề là Letter 1 và nội dung là toàn bộ thư đã được trộn từ 2 tài liệu ban đầu. Đến đây bạn có thể tiến hành in hay lưu lại vào máy.
30. In tài liệu:
Tại hộp thoại này bạn chú ý các mục sau:
Printer: hiển thị thông tin của máy in.
Page range: cho phép bạn quy định in trang nào, gồm các mục:
All: In toàn bộ tài liệu.
Current Page: In trang hiện thời.
Pages: cho phép bạn nhập số trang cần in
Ví dụ muốn in trang 1, 2, 4 và từ 7 đến trang 12 thì bạn nhập vào như sau: 1,2,4,7-12.
– Copies: chỉ số bản cần in.
Một số vấn đề cần chú ý khi in trong Word 2003:
Để in được trong Word 2003 thì máy tính phải được cài trình điều khiển (Driver) thao tác in.
Khi in tài liệu lần đầu, có thể bạn sẽ gặp tình trạng in ra tài liệu không như ban đầu, đó là do mặc định khi cài driver máy in thì cũng dùng kiểu giấy là Letter, trong khi giấy in thông thường là A4, bạn phải chỉnh lại tùy chỉnh này trong chương trình điểu khiển của máy in.
./.
Mời bạn chấm sao cho bài này
Số lượt: [1]. Điểm trung bình: [1/5]
Chưa có đánh giá
Hướng Dẫn Cách Trộn Thư Trong Coreldraw
Khi làm việc với một thiết kế cụ thể, đôi khi bạn có nhu cầu in ra thành phẩm chung một thiết kế nhưng có nhiều nội dung khác nhau.
Thẻ nhân viên, thư mời, danh thiếp, thẻ khuyến mãi,… là những ví dụ cụ thể trong trường hợp này.
Rất nhiều bạn thắc mắc về cách thức giải quyết vấn đề trong CorelDRAW, không biết nó có thể làm được việc này như chức năng Mail Merge của Word không?
Hướng dẫn này minh họa trên CorelDRAW X5, nhưng bạn vẫn có thể áp dụng trên phiên bản X3 trở về sau.
Bước 1. Đầu tiên các bạn bạn chuẩn bị phần nội dung thư mời (ví dụ như hình sau)
Bước 3. Trong Ô Name a field bạn gõ trường mà mình cần đưa danh sách sau đó nhấn Add (trong ví dụ này của phily có 3 field là “danh tính, môn phái và nơi cư ngụ”)
Ghi chú: Nếu các bạn muốn thêm trường mà có giá trị tăng tự động như số thứ tự chẳng hạn thì sau khi gỏ tên cho field đó các bạn đánh dấu vào ô Incremental field data, với start và số bắt đầu, format là định dạng số ví dụ 1, 2, 3,… hay 01, 02, 03…
Sau khi nhập xong các field chọn Next.
Bước 4. Ở cửa sổ Create or edit data in record các bạn nhập Danh sách mà mình cần in. Chú ý là ở đây các bạn chỉ nhìn thấy tiếng Việt khi nhập font của bảng mã Unicode (vì thế các bạn yên tâm nhập đầy đủ danh sách) còn các bảng mã khác thì bạn không nhìn thấy tiếng Việt vì thế không kiểm soát được chính tả nên… có một thủ thuật nho nhỏ. Các bạn chỉ cần nhập ở đây 1 hoặc 2 record thôi rùi chọn Next.
Bước 5. Bí mật nằm ở đây. Các bạn chọn Save data setting as chọn Nút như trong hình dưới và lưu dữ liệu lại thành 1 file .txt, nhớ vị trí lưu nha. (Trong ví dụ này phily lưu với tên Thiep chúng tôi
Sau khi lưu xong chọn Save.
Bước 6. Đối với các bạn nhập danh sách với font Unicode tới đây coi như gần xong, s au khi chọn Finish menu sau sẽ hiện ra. Menu của print merge sẽ hiện ra như sau:
Bước 7. Các bạn chỉ việc chọn Perform Print Merge trên menu để xem kết quả mình đã làm. Chú ý: Khi cửa sổ Print hiện ra bạn khoan Print vội. Chọn Print review để xem trước đã, nếu kết quả không như ý (thường là chữ chạy lung tung hoặc không hiện chữ) không sao, tắt Print Preview đi sau đó chọn Perform Print Merge trở lại là OK.
Kết quả ví dụ của Phily đây.
Các bạn chú ý cái Page 1: Record 1, Page 1: Record 2… ở góc dưới bên trái nha đây chính là các trang in của bạn nếu bạn nhập vào danh sách 20 người thì sẽ có 20 record.
Xong cứ thế Print là chuẩn.
Trở lại bước 5 đối với trường hợp các font khác Unicode sau khi lưu vào file text bạn chọn finish sau khi lưu và Minimize Cái Corel lại, Dùng Notepad mở cái file Text bạn vừa lưu ra bạn sẽ thấy 1 text có định dạng như hình sau: (Nhớ chọn font thích hợp với bảng mã để thấy tiếng Việt)
Gia cầm\Gà\Ăn Lúa\Trong chuồn\Cà ri
Cách Trộn Thư Trong Word 2003, 2007, 2010
Thông thường khi bạn sử dụng chức năng Mail Merge (trộn thư) trong MS Word để tạo ra các mẫu thư mời hay phiếu báo điểm… mặc định của chương trình là ứng với mỗi một Record dữ liệu nhất định sẽ tạo ra một trang tập tin Main chính trên một trang giấy (A4) tương ứng. Khi đó nếu nội dung của tập tin main chính quá ít bạn sẽ thấy trên trang giấy sẽ còn rất nhiều chỗ trống và nếu bỏ đi thì thật là đáng tiếc, thủ thuật sau sẽ giúp bạn tuỳ biến số lượng mẫu tin in ra sau khi trộn trên tập tin Main chính nhằm để tiết kiệm giấy.
Để có thể làm tốt thao tác trong bài viết này đòi hỏi bạn phải thành thạo kỹ năng Mail Merge cơ bản trong MS WORD
y1. Chuẩn bị trước nội dung tập tin Main chính trên WORD2003 và tập tin danh sách cơ sở dữ liệu để trộn trên EXCEL2003 (danh sách này có thể dùng Table trên WORD cũng được).
y2. Mở mới một Document WORD trắng, kích hoạt thanh công cụ Mail Merge.
y3. Nhấp chọn nút công cụ Main document setup, xem hình 1.
y4. Chọn chức năng tạo nhãn Labels trên hộp thoại Main Document Type, xem hình 2.
y5. Trên hộp thoại Label Options nhấp chọn tên một kiểu nhãn phù hợp trong khung Product number, xem hình 3.
y6. Nhấp nút New Label để thiết kế lại kích thước nhãn tùy biến theo khuôn mẫu vừa mới chọn: lần lượt điều chỉnh lại các thông số kích thước lề trên, dưới, độ rộng, chiều cao cho phù hợp với khổ giấy A4 (chọn ở mục Paper Size) tương ứng, lưu ý đến hai thông số quan trọng: Number across (số nhãn thể hiện theo cột), Number down (số nhãn thể hiện theo hàng), đặt tên cho mẫu label mới vào dòng Label name xong nhấp OK để đồng ý khởi tạo mẫu, xem hình 4.
y * Hướng dẫn thêm: Ví dụ ở đây tôi muốn trên cùng một trang giấy A4 (khổ đứng) sẽ in ra được 2 phiếu báo điểm nằm theo kiểu hàng (trên và dưới) thì sẽ thiết lập number across (1) và number down (2), tương tự như vậy bạn có thể tùy biến thoải mái các thông số này nếu muốn in ra nhiều phiếu hơn trên cùng một mặt giấy.
y7. Trở về hộp thoại Label Options bạn nhấp chọn mẫu tên Label vừa tạo, nhấp OK để bắt đầu quá trình trộn thư, xem lại hình 3.
y8.Lúc này trên trang WORD trắng sẽ có một khung bảng (kiểu một cột, hai dòng) đúng như thiết kế ở bước 6, bạn lần lượt sao chép phần nội dung tập tin Main chính đã chuẩn bị (ở bước 1) vào hai khung trống này, xem hình 5.
y9. Nhấp nút công cụ Open data Source (nút thứ hai từ trái qua) trên thanh Mail Merge để đưa vào tập tin danh sách EXCEL cơ sở dữ liệu đã chuẩn bị ở bước 1, xem hình 6.
y10. Khi đưa vào tập tin EXCEL sẽ xuất hiện hộp thoại Select Table yêu cầu bạn xác định lại lần nữa thật chính xác Sheet chứa cơ sở dữ liệu chính thức, xem hình 7.
y11.Trở lại giao diện trộn thư của WORD bạn nhấp chọn vào các vị trí cần điền nội dung trên tập tin “giấy báo điểm thi”, nhấp nút Insert Merge Fields (nút thứ sáu từ trái qua) trên thanh Mail Merge lần lượt chèn vào các cột tương ứng cho đúng vị trí, xem hình 8.
o Lần lượt chèn vào các Fields theo đúng thứ tự trên nội dung tập tin Main, tiến hành hai lượt cho mẫu giấy báo điểm bên trên và phía dưới (không được dùng thao tác Copy xuống dưới vì sẽ gây lỗi trong kết quả trộn), tương tự như vậy bạn sẽ phải tiến hành lần chèn công thức 3- lần 4 nếu như trên khổ giấy A4 thể hiện thêm 3 hay 4 mẫu phiếu báo điểm cùng loại.
o Khi chèn vào các công thức trường Fields bạn nên chọn chế độ thể hiện in đậm (Bold) để tạo ra hiệu ứng nổi bật đồng loạt trên các mẫu phiếu báo điểm sau khi trộn.
y12.Nhấp nút công cụ Merge to new document (nút thứ tư tính từ phải qua) trên thanh công cụ Mail Merge để xuất kết quả trộn thư sang một tập tin DOC mới. Trong hộp thoại qui ước trộn chọn All để trộn tất cả cơ sở dữ liệu hay chúng tôi để trộn trong khoảng cách các record cố định tùy ý, nhấp OK để đồng ý, xem hình 10.
y13. Kết quả của tập tin trộn thư sẽ theo đúng thiết kế (2 phiếu trên cùng một trang) và thứ tự từ một cho đến hết của các mẫu tin trong danh sách cơ sở dữ liệu Excel, xem hình 11.
Với Word 2007 hay 2010 thì làm theo hình:
chọn mẫu
Bạn đang xem bài viết Cách Trộn Thư Dùng Bảng Excel trên website Karefresh.com. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!